Kansliets arkiv 1998-2005 Kriminalvårdsmyndigheten Kalmar inrättades genom ett regeringsbeslut
hösten 1997. Myndigheten startade 1998-01-01 och dess kansli inrymdes under hela verksamhetstiden
på Södra Malmgatan 6 i centrala Kalmar. Myndigheten bestod under hela sin tillvaro
av flera enheter: Kansliet (som i grund innefattade den nya myndigheten) samt de tidigare
egna Kriminal- och Frivårdsmyndigheterna i Kalmar och Västervik. Sammantaget bedrevs
operativ verksamhet initialt på fem enheter: Anstalterna Kalmar och Västervik, Häktet
Kalmar samt Frivårderna Kalmar och Västervik. År 2002 tillkom också Häktet Västervik
och 2005 Anstalten Västervik Norra. En särskild omständighet kring KVM Kalmar som
kan vara värd att nämna är att vid starten 1998-01-01 sorterade myndigheten under
Regionen i Norrköping, men redan 1999-01-01, av för mig okänd anledning, överfördes
myndigheten till Regionen i Malmö. Den nya myndigheten KVM Kalmar fortlöpte t.o.m.
2005-12-31 då enmyndighetsprojektet sjösattes varvid samtliga underliggande myndigheter
upphörde. Organisation och arbetsuppgifter Myndighetens kansli bemannades under hela
verksamhetstiden med ungefärligen samma bemanningsstyrka även om en viss fluktuation
har funnits. Det har funnits en Kriminalvårdschef (KVC) samt inspektörer inom följande
områden: personal, ekonomi, rättsvård samt programverksamhet. Ibland har samma inspektör
täckt fler än ett område. Utöver dessa tjänster har det funnits 1 tjänst som kansliassistent
och 1 tjänst som ekonomiassistent. Man har haft 3 personalassistenter mer eller mindre
knutna till vissa enheter. Utöver detta har personalassistenter funnits stationerade
i Västervik. Man kan här notera, i jämförelse med andra kriminalvårdsmyndigheter inom
nuvarande Region Öst, att KVM Kalmar lägger sig i ett mittenskikt i fråga om centralisering
av funktioner. Det mesta som avsett personalhantering - undantagandes rehab-ärenden,
löner och fastställande av anställningar - har skötts lokalt ute på respektive enhet.
Däremot har det mesta kring diarieföring skötts av kansliet i Kalmar med undantag
av förvaring av vissa diarieförda handlingar som senare tillförts Kansliets arkiv.
Man har dock, trots en långtgående decentralisering, haft det slutgiltiga övergripande
ansvaret för myndighetens samtliga enheter gällande personella, ekonomiska, rättsvårdande,
verksamhetsutvecklande, säkerhetsmässiga, massmediala samt programdrivande frågor.
Den löpande hanteringen av personal t.ex. ledigheter, intervjuer, vikarieanställningar
mm, har bara delvis skötts av kansliet, utan har till stor del legat ute lokalt på
enheterna. En viss integrering med Frivården Kalmar måste antas då man delat lokaler
med denna enhet. Arbetet har bedrivits bl.a. under följande lagrum: Lagen om Kriminalvård
i anstalt (1974:203), Lagen om behandlingen av häktade och anhållna m.fl. (1976:371),
Frivårdsförordningen (1998:642), Verksförordningen (1995:1322), Förvaltningslagen
(1986:223), Strafftidsberäkningslagen (1974:202) m.fl. Arkivbeståndets uppbyggnad
När Kriminalvårdsmyndigheten Kalmar öppnade förefanns redan en framskriden datoriserad
arbetsmiljö. Det förekommer dock en mängd handlingar som inte har sitt ursprung i
myndighetens egen datormiljö. Det handlar då främst om diarieförda handlingar av varierande
ursprung, men också om olika renskrivna protokoll och beslut som endast under en mycket
kort tidsperiod existerat som en datoriserad handling. Om vi betraktar det arkivbestånd
som tagits om hand för slutlig arkivering, finner vi dock att merparten producerats
genom manuella metoder. Det är egentligen bara serier som Diarium, som har sitt ursprung
i IDS- och DIABAS-datasystemen eller Tjänstgöringsjournaler som helt producerats med
dator. Det förhåller sig dock så att lejonparten av de handlingar som producerats
i en datoriserad miljö, inte varit aktuella för slutlig arkivering, alternativt att
de arkiverats centralt hos Kriminalvårdsstyrelsen i Norrköping. Det arkivbestånd som
tagits om hand för slutlig arkivering omfattar dels de handlingar som enligt KVS Arkivhandbok
skall bevaras, men även vissa handlingar som bedöms kunna få intresse i framtida forskning
har bevarats. Föresatsen har varit att skapa ett diversifierat bestånd där alla delar
av myndighetens verksamhet flätats in. När det gäller alla ekonomiska verifikationer
eller annat bokföringsmaterial, så tillämpas central arkivhållning hos KVS i de fall
handlingarna skall bevaras. En djupare inblick i den ekonomiska verksamheten kan nås
genom att studera det arkivbestånd som Kriminalvårdsstyrelsen i Norrköping tagit om
hand för slutlig arkivering. För övrigt kan sägas att arkivhandlingarna hålls ordnade
efter samma principer som de ordnats av myndigheten själv. I förekommande fall förekommer
alfabetisk eller kronologisk ordningsföljd av handlingarna. En omständighet värd att
notera är den att myndighetens tjänstgöringsjournal fr.o.m. 2004 har upphört. För
2005 har dock ett substitut ur det nyare Palett-datasystemet skrivits ut som har en
tillbakablickande karaktär. Ytterligar en omständighet att notera är att samtliga
ansökningshandlingar från enheterna i Västervik har, efter löpnummer, insorterats
bland de diarieförda handlingarna i efterhand. Om vi sedan betraktar de enskilda arkivhandlingarna
utifrån dess informationsinnehåll kan man finna en mer specifik bild över verksamheten
vid Kriminalvårdsmyndighetens Kalmar kansli. Kansliets arkiv är ett omfattande arkivmaterial
varför man inte i detalj kan återge alla handlingstyper som kan återfinnas. Den burna
informationen för ett par av serierna har sammanställts enligt förteckning nedan.
Diarieförda handlingar: inkommande och upprättade handlingar med ärendeanknytning
(enligt diarium). En mångfacetterad information kan återfinnas här, då de olika ärendena
uppvisar stor skillnad i karaktär. En grov uppdelning av handlingarnas natur har skett
genom D/D-planen. Personalhandlingar: handlingar sådana att de på något sätt anknyter
till den personal som tjänstgjort vid myndigheten. I den aktuella serien finns bl.a.
personalakter och personalsociala akter som omfattar en rad olika handlingar. Den
gemensamma nämnaren för alla dessa handlingar är att de i någon mån anknyter till
den person akter rör. Man kan i akten påträffa anställningsbevis, betyg, intyg, lönebeslut,
protokoll m.m. Handlingar om verksamheten: här återfinns bl.a. årsbokslut och verksamhetsplaneringar,
men också lite statistiska uppgifter från enheterna i Västervik. Ett tips för att
få reda på mer om hur verksamheten bedrivits är att studera de olika mötesprotokoll
som finns bevarade dels inom detta arkiv, men också i enheternas arkiv. Sekretess
I KVM Kalmars arkiv 1998-2005 finns handlingar som omfattas av sekretess bl.a. enligt
7 kap. 21 § sekretesslagen (1980:100). Kriminalvården har också att följa det mer
allmänna regelverket som anges i samma lags 15 kapitel. Arkivmyndigheten sekretessprövar
i varje enskilt fall begäran om att ta del av allmänna handlingar. Gallring KVM Kalmars
- Kansliets arkiv 1998-2005 har gallrats enligt de gallringsbeslut som dels Riksarkivet
utfärdat, men även efter de allmänna gallringsråd som utgivits av KVS samt eventuella
lokalt fattade gallringsbeslut. Några gallringsprotokoll bifogas för Kansliet även
om handlingarna formellt sett kan ha gallrats bort från de underliggande enheterna.
Viss tidigare gallring har skett utan att protokoll upprättats. Även för de underliggande
enheterna förekommer gallringsprotokoll som bilagts dessa enheters arkivförteckningar.
Arkivansvar Arkivansvar under enhetens verksamhetstid har formellt sett varit kriminalvårdschefen.
Den praktiska arkivhanteringen har skötts av kanslipersonal. Myndighetens upphörande
m.m. Kriminalvårdsmyndigheten Kalmar upphörde formellt 2005-12-31 och därmed avslutades
arkivet. Från och med 2006-01-01 kom verksamheten att drivas vidare i Kriminalvårdens
regi genom dess Huvudkontor i Norrköping, men också via dess regionkontor i Linköping.
Denna ordning bildades 2006-01-01 som en följd av det s.k. enmyndighetsprojektet.
Samtliga kriminalvårdsmyndigheter med dess enheter i Gotland, Småland, Öland och Östergötland
överfördes per 2006-01-01 till Kriminalvårdens Region Öst i Linköping. Region Öst
består i sin tur av flera verksamhetsområden (VO). I fallet KVM Kalmar finns två,
VO Kalmar och VO Västervik. Vissa handlingar i Kriminalvårdsmyndigheten Kalmars arkiv
har i enlighet med RA-MS 2005:69 överlämnats till Region Öst (eller underlydande VO).
Dessa är nämligen: - handlingar i diarieförda ärenden som ej avslutats innan 2005-12-31.
- personaldossierer gällande personal som överförts till Region Öst. - vissa fortlöpande
förda liggare. Härmed revideras eventuellt tidigare gjorda arkivförteckningar. Arkivet
ordnades och förtecknades i Kalmar under maj 2007.
I KVM Kalmars arkiv 1998-2005 finns handlingar som omfattas av sekretess bl.a. enligt
7 kap. 21 § sekretesslagen (1980:100). Kriminalvården har också att följa det mer
allmänna regelverket som anges i samma lags 15 kapitel. Arkivmyndigheten sekretessprövar
i varje enskilt fall begäran om att ta del av allmänna handlingar.
I KVM Kalmars arkiv 1998-2005 finns handlingar som omfattas av sekretess bl.a. enligt
7 kap. 21 § sekretesslagen (1980:100). Kriminalvården har också att följa det mer
allmänna regelverket som anges i samma lags 15 kapitel. Arkivmyndigheten sekretessprövar
i varje enskilt fall begäran om att ta del av allmänna handlingar.
Kriminalvårdsmyndigheten i Kalmar. Myndighetskansliet 1998-2005