Arkivbeskrivning för Trollbodaskolan (1991/92 – 2013) Upprättad november 2017 Arkivbeskrivningen
är upprättad enligt 6§ 2p Arkivlagen. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta
för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Kort historik Trollbodaskolan ,
som ritades av arkitekt Jan Gezelius, stod färdig 1974 och togs i bruk den 7 januari
1975. Trollbodaskolans organisatoriska tillhörighet har sett ut enligt följande Loviselunds
rektorsområde 1975 – 1991 Egen enhet 1991/92 – 1996/97 Hässelby stadsdelsförvaltning
1997/98 – 1998/99 Hässelby/Vällingby stadsdelsförvaltning 1999/2000 – 2006/07 Utbildningsförvaltningen
2007/08- Fram till år 2000 var skolan en F-6 skola. Samma år lades årskurs 7-9 till
organisationen. År 2002 byggdes en ny skolbyggnad och skolan har nu en F-5, 6-9 organisation.
Verksamhet och organisation Trollbodaskolan är en kommunal F-9 grundskola placerad
under Utbildningsförvaltningen sedan hösten 2007. Verksamheten inbegriper förskoleklass,
grundskola årskur 1 – 9, barnomsorg, fritidsverksamhet. Organisationen är indelad
i F – 5 och 6 – 9 med en biträdande rektor för varje del. Elevhälsoteam, samundervisningsgrupp
och övrig personal faller dierekt under skolans rektor. För mer information om skolans
verksamhet och organisation, se arkivets serie B1- Handlingsprogram och planer. Viktigare
handlingstyper – samband mellan verksamhet och information Nedan listas viktigare
handlingstyper från olika delar av skolenhetens verksamhet. Handlingarna är ett urval.
Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning av arkivets handlingstyper. Skolledning/administration
Personalkonferensprotokoll (A2) Protokoll från större informationsmöten. Arbetsenhetsprotokoll
(A8) Protokoll från mindre personalgruppsmöten. Diarieförda handlingar (F1) Registrerade
inkommande, utgående och upprättade handlingar. Diarier förtecknas som serie C1. Handlingsplaner
(B1) Styrdokument såsom jämställdhetsplaner, lokalt framtagna handlingsplaner för
undervisning etc., handlingsplaner för egenkontroll m.m. Betygsättning Kopior av slutbetyg
(B2) Slutbetyg årskurs 9. Originalen gavs till eleven och skolan bevarade en kopia.
Betygskataloger (D1A) Förteckningar över elevernas terminsbetygsresultat. Kopior av
själva terminsbetygen är gallrade. Elevvård Elevvårdskonferensprotokoll (A6) Äldre
protokoll, kronologiskt ordnade. Protokollen förses nu med personnummer och bevaras
i elevakterna. Elevakter (F2) Handlingar rörande elevvård, såsom kuratorsjournaler,
åtgärdsprogram m.m. En elevakt per elev. Akterna förvaras i personnummerordning. De
sista elevakterna är från läsåret 2012/13. Elevakter fr o m läsår 2013/14 förtecknas
i nytt arkiv enligt PIR, dessa kan innehålla handlingar även från tidigare års skolgång.
Elevregistrering Klasslistor (D1B) Visar klassammansättningar samt elevernas adresser
och personnummer. Skolans kataloger (B5) Kataloger med skolans kontaktuppgifter samt
gruppfotografier på elever och personal. Arkivförteckningens struktur Trollbodaskolans
arkiv till och med 2013-12-31 är förtecknat enligt det allmänna arkivschemat. Nytt
arkiv bildas 2014-01-01 med förteckning enligt Processorienterad informationsredovisning
(PIR). Diarieförda ärenden som inte har avslutats före årsskiftet 2013/14 kan innehålla
handlingar som tillkommit 2014. Förvaring Trollbodaskolans arkiv 1991/2013 förvaras
på Stockholms Stadsarkiv och det nya PIR-arkivet i arkivrum på skolan. Alla handlingar
förvaras i godkända arkivboxar. Skolhälsovårdsjournaler för barn födda till och med
1975 förvaras på Stockholms stadsarkiv, medan skolhälsovårdsjournaler för barn födda
från och med 1976 förvaras i Utbildningsförvaltningens Centralarkiv. Personalakter
på anställda förvaras på Utbildningsförvaltningens personalavdelning, medan personalakter
för anställda som avslutat sin tjänst förvaras på Utbildningsförvaltningens Centralarkiv.
Sökingångar i arkivet Arkivförteckningen och diariet är sökingångar till arkivet.
Övriga handlingar som kan användas som sökingångar i arkivet är olika typer av protokoll
(förtecknas under huvudavdelning A i arkivförteckningen), och skolans kalendarium
(vilka förtecknas under serie B3 i arkivförteckningen). Sekretess och gallring Sekretess
förekommer, även om de flesta handlingarna i rektorsområdets arkiv är offentliga.
Serier som kan vara föremål för sekretess är bland andra A7 (Klasskonferensprotokoll),
D1B (Klasslistor) och F2 (Elevakter). Användbara paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen
är 23 kap. 1-4 §. Gallring har skett enligt gällande gallringsbeslut (bl.a. 2015:02
och 2007:12) samt gällande dokumenthanteringsplaner utfärdade för Stockholms skolor.
De hanteringsanvisningar och gallringsbeslut som har använts finns bevarade i arkivets
serie D2. Gallringsbesluten och hanteringsanvisningarna finns även bifogade respektive
arkivs förteckningar. Arkivansvar Arkivansvarig för skolorna och den centrala förvaltningen
är avdelningschefen på avdelningen för personal och kompetensförsörjning på Stockholms
utbildningsförvaltning, Astrid Gadman. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare
med verksamhetsansvar för sina egna arkiv. Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv
och dokumenthantering ligger på respektive skolas rektor. Rektor för Trollbodaskolan
är Carina Norberg och skolintendent Elisabeth Moé Forsen arkivhandläggare. Upprättare
av arkivbeskrivning, Mattias Ågren, 2017-11-15 Arkivarie