Frivårdsmyndigheten Södertörn Väst 1997-05-08 Historik och organisation Frivårdsmyndigheten
(Frm) Södertörn Väst var ett av nio frivårdsdistrikt inom Stockholms län, som i sin
tur utgjorde en av landets sju kriminalvårdsregioner med Kriminalvårdsverket (KVV)
som överordnad central myndighet och där kriminalvårdsstyrelsen (KVS) hade det yttersta
ansvaret. Frivårdspåföljden infördes i Brottsbalken 1965 under namnet skyddstillsyn
och har i stort behållit samma form sedan dess. 1978 delades Skyddskonsulenten Stockholms
Södra förorter upp på Skyddskonsulenterna i resp. Nacka, Haninge, Botkyrka och Huddinge.
Frm Södertörn Väst tillkom 1 april 1992 genom en sammanslagning av två av dessa myndigheter;
Frivårdsmyndigheten Botkyrka och Frivårdsmyndigheten Huddinge (som deras namn då ändrats
till). Den nybildade myndigheten övertog i stort de två tidigare myndigheternas ansvar
och uppgifter, liksom deras sammanslagna geografiska område. Detta bestod av kommunerna
Botkyrka, Salem och Huddinge. Den första tiden, april-juni 1992, var inte de två förvaltningarna
från Botkyrka och Huddinge helt sammanfogade. Från början av sin verksamhet (fr.o.m.
april 1992) hade myndigheten sina lokaler vid Kommunalvägen 12 i Huddinge centrum
där tidigare Frm Huddinge funnits inrymt. 1 juli 1992 flyttade även personalen från
den tidigare myndigheten Frm Botkyrka in där. I september-november 1992 flyttade man
till Sjödalstorget 5 och i sep. 1997 till Paradistorget 14. Myndigheten handhade övervakning
av personer dömda till skyddstillsyn samt villkorligt frigivna där beslut om övervakning
hade fattas. Myndigheternas uppgift var att kontrollera och stödja dessa klienter,
samt att arbeta med klienter på häkten och anstalter samt att utföra personutredningar.
Verksamheten reglerades av bestämmelserna i brottsbalken om skyddstillsyn inklusive
samhällstjänst och kontraktvård (28 kap.) och villkorlig frigivning (26 kap.), lag
om försöksverksamhet med intensiv övervakning med elektronisk kontroll (1994:451)
samt frivårdsförordningen (1984:250). Den nuvarande lagen som särskild personutredning
i brottsmål, m m (SFS 1991:2041) bestämde arbetet med personutredningar (PU). Fr.o.m.
1 januari 1993 tillkom Samhällstjänst till frivården. Samhällstjänst innebär att den
dömde på sin fritid ska arbeta gratis ett visst antal timmar med samhällsnyttigt arbete.
Från början var Frivårdsmyndigheten Stockholm Nordväst distrikt för kompetensutveckling
och samordning för samhällstjänsten inom frivården i hela Stockholmsregionen, med
succesivt lades verksamheten ut på de övriga åtta frivårdsmyndigheterna i Stockholms
län. Fr.o.m. 1 februari 1996 hade Frm Södertörn Väst övertagit ansvaret för samhällstjänsten
i sitt distrikt. Fr.o.m. 1 januari 1997 tillkom Intensivövervakning, dvs. övervakning
med elektronisk kontroll. Ansvarig för övervakningsverksamhet och övrig frivård i
distriktet Södertörn Väst var frivårdschefen. Under chefen fanns grupper ledda av
klientansvariga gruppchefer. Grupperna bestod av frivårdsinspektörer och kontorspersonal.
Myndighetens budgetår var t o m 1995/96 indelat från 1 juli till 30 juni, därefter
enligt kalenderår. Myndigheten upphörde i o m utgången av år 1997. Kriminalvården
har fr.o.m. 1 januari 1998 omorganiserats i 37 kriminalvårdsmyndigheter (s.k. stormyndigheter).
De uppgifter som hört till Frivårdsmyndigheten Södertörn Väst har överförts till en
av dessa stormyndigheter, kriminalvårdsmyndigheten (kvm) Stockholm Söder. Arkivorganisation
En arkivförteckning för frivårdsmyndigheten Södertörn Väst har påbörjats vid ett tidigare
tillfälle (troligtvis 1994), men denna innehåller bara ett fåtal arkivserier, varav
några består av handlingar som egentligen är gallringsbara, samt sträcker sig bara
som längst t o m budgetåret 1993/94. Därför upprättades en ny arkivförteckning under
april-maj 1998 i enlighet med Arkivlagen 6§ 2 st., Riksarkivets föreskrifter 1986:4:
förteckningsplan för skyddskonsulenternas arkiv 1986-06-16, RA-FS (Riksarkivets författningssamling)
1991:1 samt Rapport från inspektion av frivårdsmyndigheten Södertörn Väst 1994-12-07
(Stockholms stadsarkiv; Inspektionsrapport 1994:14 S). Även arkivhandbok Kriminalvården
har konsulterats. Myndighetens arkiv förvaras i kvm Stockholms Söders arkivlokal,
Paradistorget 14, Huddinge centrum. Enligt avtal mellan staten och Stockholms stad
är Stockholms stadsarkiv myndighet för regionala och lokala statliga myndigheter i
Stockholms län fr.o.m. 1993-10-01. Detta innebär att stadsarkivet har tillsynsansvar
för arkivhanteringen vid dessa myndigheter, inklusive Kvm Stockholm Söder och dess
arkivlokal och inkl. de däri förvarade avslutade arkiven för Frm Botkyrka, Frm Huddinge,
Frm Södertälje och Frm Södertörn Väst. Möjligheten till leverans av handlingar från
avslutade arkiv finnes och planeras för de nämnda arkiven. Arkivansvarig för Frm Södertörn
Väst var frivårdschefen, medan en kansliansvarig var arkivhandläggare. Sökingångar
till myndighetens arkiv utgörs av arkivförteckningen samt arkivbeskrivning med bilagor;
där särskilt diarie/dossiéplanen kan nämnas, den sistnämnda som sökingång till diariet
och de diarieförda handlingarna. Även själva diariet och registret till detta (C 1
och C 2) utgör sökingångar. Frivården Södertörn Väst kom alltså till 1 april 1992,
men då man inte flyttade samman i de gemensamma nya lokalerna förrän i juli samma
år är många handlingar från perioden april-juni 1992 stämplade Frm Botkyrka och Frm
Huddinge, trots att de hör till Frm Södertörn Västs arkiv. I flera av arkivserierna
finns det två sviter för dessa tre månader; Botkyrka och Huddinge. De i kvm Stockholms
Söders arkivlokal förvarade arkiven har fått sina handlingar separerade från varandra.
Bevarandehandlingar och gallringsbara handlingar i resp. arkiv har även de skiljts
åt. Visst avställt bevarandematerial förvaras på andra ställen. Avslutade klientdossiéer
(F1) förvaras på KVS i Norrköping, liksom personalakter (se F3) och tjänstematriklar
(D 3) avslutade före 1992-08-01. Avslutade tjänstematriklar efter detta datum skickas
via KVS till Statens pensionsverk (SPV) i Sundsvall. Avslutade personalakter förvaras
numera på den myndighet där personen sist arbetade. Vad angår Frivårdens klientadministrativa
system, FRAS som är gemensamt för KVV och som Frm Södertörn Väst använde fr.o.m. budgetåret
(bå) 1993/94, så ska de lokala enheterna endast ansvara för pappersuttag medan KVS
ansvarar för registervården. Avslutade bevarandehandlingar från det löne- och personaladministrativa
systemet SLÖR förvaras på SPV, med Årsvisa tjänstgöringsjournaler (SLÖR) (G 2 A) bevaras
även på de enskilda statliga myndigheterna. Bevarandehandlingar från ekonomisystemet
COSMOS förvaras på KVS (pappershandlingar) och Riksarkivet (handlingar i ADB-form).
Till arkivbeskrivningen bifogas ett antal bilagor, bestående av de viktigaste lagar,
förordningar och författningar som styrde arkivvården vid frivårdsmyndigheterna under
den för myndigheten aktuella tiden. Förutom de redan nämnda finns här bl a de RA-FS:
ar och FAK: ar (Föreskrifter och anvisningar m.m. för kriminalvårdsverket) som har
betydelse, liksom den aktuella diarie/dossiéplanen från 1991. Gallring i myndighetens
arkiv har utförts med stöd av RA 1986:4, RA 1986:6 om gallring av handlingar av tillfällig
eller ringa betydelse, RA 1986:43 för SLÖR-handlingar, RA-FS 1993:4 för COSMOS samt
RA-FS 1996:4 för personaladministration och löneredovisning. Gällande gallring av
personregister som förs med hjälp av ADB hänvisas till Datainspektionens beslut rörande
FRAS-föreläggare. Nya regler för arkivhantering inom KVV gäller fr.o.m. 1998, samlade
i Arkivhandbok Kriminalvården. Sekretess gäller enligt sekretesslagen kap. 7 § 21
i högst 50 år för alla allmänna handlingar rörande frivårdens enskilda klienter ”om
det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men eller att fara
uppkommer för att någon utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs”.
För personaladministrativa handlingar gäller sekretess för uppgift om anställds bostadsadress,
hemtelefonnummer eller personnummer, om det inte står klart att uppgiften kan röjas
utan att den enskilde eller honom närstående lider men. Sekretessen gäller även för
en del av ADB-systemet FRAS. Sekretessansvarig var frivårdschefen.