Frivårdsmyndigheten Huddinge arkivsbeskrivning 1998-05-08 Historik och organisation
Frivårdspåföljden i den form den i stort behållit sedan dess infördes i Brottsbalken
1965 under namnet skyddstillsyn. En numera nedlagd myndighet inom Kriminalvårdsverket
(KVV) som administrerade frivård var Frivårdsmyndigheten (Frm) Huddinge. Denna existerade
som egen myndighet mellan 1978, då den delvis ersatte Skyddskonsulenten Stockholms
södra förorter och 1992-03-31 då myndigheterna i Huddinge och Botkyrka ersattes av
Frivårdsmyndigheten Stockholm Södertörn Väst. Den sistnämnda myndigheten övertog uppgifter
och ansvar från de båda tidigare myndigheterna, som fr o m bå 1990/91 resp. jan. 1991
hade kallats Frivårdsmyndigheten Huddinge resp. Botkyrka. Frm Huddinge hade hand om
övervakning av personer dömda till olika former av skyddstillsyn samt villkorligt
frigivna från anstalter där beslut om övervakning har fattats. Myndighetens uppgift
var att kontrollera och stödja dessa klienter, samt att arbeta med klienter på häkten
och anstalter sam att utföra personutredningar. Fr o m 1988 tillkom ”kontraktsvård”,
dvs skyddstillsyn med särskild behandlingsplan. Myndigheten handhade även personundersökningar,
senare kallad personutredningar. Verksamheten reglerades av bestämmelserna i brottsbalken
om skyddstillsyn inklusive samhällstjänst och kontraktsvård (28 kap.) och villkorlig
frigvining (26 kap.), och frivårdsförordningen (1984:250). Den nuvarande lagen om
särsjukd personutredning i brottsmål, m m (SFS 1991:2041) bestämde arbetet med personutredningar
(PU). Distriktets geografiska område bestod av Huddinge kommun. Myndigheten fanns
först inrymd i en lokal vid Sjödalsvägen och därefter på Kommunalvägen 12, båda i
Huddinge centrum. På samma adresser fanns även från 1978 fram till dess upphörande
1983 den till skyddskonsultenten nära knutna Övervakningsnämnen i Huddinge. Budgetåret
för myndigheten liksom för övriga KVV vid denna tid räknades fr o m 1 juli t o m 30
juni. Arkivorganisation Myndighetens arkiv förvaras i Kriminalvårdsmyndigheten (kvm)
Stockholms Söders arkivlokal, Paraidstorget 14, Huddinge centrum. Bevarandematerialet
förvaras i etiketterade arkivkartonger. En första arkivförteckning för myndigheten
upprättades 1987-08-05. Detta innebar att endast avslutade handlingar t o m bå 1986/84
togs med i denna förteckning. En andra akrivförteckning utarbetades efter myndighetens
nedläggning 1992. Denna förteckning är emellertid inte komplett. Den behövde bearbetning
då ett antal av handlingarna vid senare tillfällen gallrats ut och då vissa arkivserier
och uppgifter saknades. Därför upprättades en ny arkivförteckning under april-maj
1998 i enlighet med arkivlagen 6§ 2 st., Riksarkivets föreskrifter 1986:4: förteckningsplan
för skyddskonsulenternas arkiv 1986 06 16, RA-FS (Riksarkivets författningssamling)
1991:1 samt rapport från inspektion av frivårdsmyndigheten Södertörn Väst 1994-12-07
(Stockholms stadsarkiv ; Inspektionsrapport 1994:14 S). Denna arkivförteckning kompletteras
med en arkivbeskrivning, något som också måste finnas för alla statliga myndigheter
enligt Arkivlagen 6§ 2 st. Sökingångar till myndighetens arkiv utgörs av arkivförteckningen,
arkivbeskrivningen och lokalt gallringsbeslut 1987-08-05 (ingår i arkivserien D 6).
Diarieplanerna och diarie/dossiéplanen kan användas som sökingångar till diariet och
de diarieförda handlingarna. Även själva diariet och registret till detta (C 1 och
C 2) utgör sökingångar. Under perioden användes två diarieplaner och en diarie/dossiéplan.
De två första var de av Kriminalvårdensstyrelsen (KVS) bestämda diarieplanerna; en
äldre i bruk 1978-1982 och en 1982 antagen (i bruk 1983-1985) identisk med den från
1978. Denna ersattes av KVS´ diarie/dossiéplan 1991-01-01. I vissa fall finns handlingar
som övertagits från andra myndigheter, vilket betyder att de är påbörjade före 1978.
I övrigt har handlingarna från de båda arkivbildarna Skyddskonsulenten Stockholms
Södra förorter och Frm Huddinge, liksom mellan Frm Huddinge och Frm Södertörn Väst
separerats. Visst avställt bevarandematerial förvaras på andra ställen än Frivårdsmyndigheten
Stockholms Norra förorter. Avslutade klientdossiéer (F 1 A) förvaras hos Kriminalvårdsstyrelsen
(KVS) i Norrköping, liksom avslutade personalakter (F 2 A) med tjänstematriklar (D
7). Avslutade handlingar från det löne- och personaladministrativa systemet SLÖR förvaras
på Statens pensionsverk i Sundsvall, men Årsvisa tjänstgöringsjournaler (G 1) bevaras
även enskilda statliga myndigheterna. T o m 1983/84 finns även SLÖR-handlingar på
Riksarkivet (RA) i Stockholm. Ekonomisystemet System-S med efterföljaren COSMOS användes
inte på myndigheten, men handlingar i dessa system som berörde Huddinge upprättades
på KVS. Bevarandehandlingar i förvaras på KVS (pappershandlingar) och RA (handlingar
i ADB-form). Bevarandehandlingar i System-S t o m budgetåret 1984/85 finns också som
mikrofilm på RA. Dessa utgörs av dagböcker, transaktionslistor periodiska transaktionsrapporter,
periodiska utbetalningsrapporter samt konto- och transaktionsregister. Landsarkivet
i Uppsala var under myndighetens existens arkivmyndighet för regionala och lokala
statliga myndigheter i Stockholms län, inklusive Skyddskonsulenten i Upplands-Väsby.
Enligt avtal mellan staten och Stockholms stad är Stockholms stadsarkiv arkivmyndighet
för regionala och lokala statliga myndigheter i Stockholms län fr o m 1993-10-01.
Detta innebär att stadsarkivet har tillsynansvar för arkivhanteringen vid dessa myndigheter,
inklusive Kvm Stockholm Söder och dess arkivlokal och inkl. de däri förvarade avslutade
arkiven för Frm Botkyrka, Frm Huddinge, Frm Södertörn Väst och Frm Södertälje. Möjligheten
till leverans av handlingar från avslutade arkiv finnes och planeras för de nämnda
akriven. Gallring i Frm Huddinge arkiv har skett med stöd av lokalt gallringsbeslut
1987-08-05, Riksarkivets föreskrifter 1986:4, 1986:15 och 1988:8, RA-FS 1991:6 om
gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse samt RA-FS 1991:11. Sekretess
gäller enligt sekretesslagen kap. 7 § 21 i högst 50 år för alla allmänna handlingar
rörande frivårdens enskilda klienter ”om det kan antas att den enskilde eller någon
honom närstående lider men eller att fara uppkommer för att någon utsätts för våld
eller annat allvarligt men om uppgiften röjs”. För personaladministrativa handlingar
gäller sekretess för uppgift om anställds bostadsadress, hemtelefonnummer och personnumer,
om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller honom närstående
lider men. Sekretessansvarig var frivårdschefen.