Arkivbeskrivningen är upprättad enligt 6 § 2 kp Arkivlagen. Arkivbeskrivningen har
till syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. INLEDNING
Gustav Vasaskolan på Norrmalm är för närvarande (2016) en F – 4-skola, på sikt finns
planer för en F-6-skola. Skolan som är en av Stockholms äldsta skolbyggnader stod
klar 1886. Arkitekt Axel Kumlien. REGLEVERK OCH LAGSTIFTNING Skollagen med timplanerna
samt läroplanerna och kursplanerna är de nationella styrdokument som styr skolans
verksamhet. Ytterligare författningar som kan nämnas är Grundskoleförordningen, för
elevhälsovården Hälso- och sjukvårdslagen samt skolans likabehandlingsplan mot diskriminering
och kränkande behandling. ORGANISATION. 1990 integrerades skolbarnomsorgen i grundskolan.
Från och med 1997-01-01 tillhörde skolan Norrmalms Stadsdelsförvaltning. Grundskolan
samt skolbarnomsorgen inom Stockholms stad ligger sedan 2007-07-01 under Utbildningsförvaltningens
ansvar. Innan 1996 låg skolorna under Stockholms Skolförvaltning och mellan 1996 och
2007 låg de under Stadsdelsnämnderna. Gustav Vasaskolans verksamhetsområde består
av förskoleklasser, grundskola årskurs 1-4 och fritidshem samt fritidsklubb som är
en öppen verksamhet för barn i årskurs 4. Skolan har år 2016 15 klasser med totalt
cirka 420 elever. HISTORIK Gustav Vasaskolan tillhörde tidigare Matteus rektorsområde,
1991-07-01 skilde sig Gustav Vasa skola och Matteuskolan åt och Gustav Vasa skola
blev en egen enhet. I samband med detta fick fritidshemmen Stockholms skolor som arbetsgivare
istället för Socialförvaltningen. Mellan 2005 och 2011 var Gustav Vasaskolan och Vasa
Real en gemensam enhet, en F-9 enhet i två skolhus. 1955-1991 Tillhör Matteus rektorsområde
1991-2004 Egen enhet 2005-2011 Gemensam enhet med Vasa Real 2011- Egen enhet Skolan
var tidigare en 1-6 skola men i samband med att 6-årsverksamheten, som idag kallas
Förskoleklass, startade höstterminen 1993 blev skolan istället en F-5 skola. 1997
startade Fritidsklubben sin verksamhet. Skolan var i många år en F-5 skola, men på
grund av det höga antalet yngre barn i området utökades antalet för dessa klasser
och skolan blev istället en F-4 skola. VERKSAMHET Det svenska offentliga skolsystemet
består av dels den obligatoriska skolan, dels de frivilliga skolformerna. Till de
obligatoriska räknas grundskolan, sameskolan, specialskolan och särskolan. De är Sveriges
riksdag och regering som fastsäller läroplaner, nationella mål och riktlinjer för
det offentliga skolväsendet. Det är sedan den enskilda kommunen som avgör hur skolverksamheten
ska bedrivas. Det är i nedstigande ordning Skollagen, Kommunfullmäktige, Utbildningsnämnden
och Utbildningsförvaltningen som ger ramarna för de kommunala skolornas finansiering,
organisation och utveckling samt utvärdering. Skolans rektor utformar sedan en lokal
verksamhetsplan i samråd med lärare och övrig personal Varje stadsdelsnämnd i Stockholm
ska fastställa en skolplan vilken beskriver skolverksamhetens finansiering, organisation,
utveckling samt utvärdering. Skolans rektor utformar sedan utifrån läroplanerna, de
nationella målen och skolplanen, en lokal arbetsplan i samråd med lärare och övrig
personal. Efter 1990 integrerades skolbarnomsorgen i grundskolan. Förskolan, grundskolan,
särskolan samt skolbarnomsorgen inom Stockholms stad ligger under stadsdelsnämndernas
ansvar. Detta i och med stadsdelsnämndsreformen 1996. Innan 1996 låg skolorna under
Skolförvaltningen. Gustav Vasaskolans verksamhet präglas av en strävan mot att alla
elever skall lämna skolan som trygga, ansvarstagande och självständiga individer som
respekterar sina medmänniskor. Enheten arbetar med Olweusprogrammet, en forskningsbaserad
antimobbningsmetod. Trygghet, och ett lärande präglat av lust och nyfikenhet är några
av skolans grundstenar. Skolan har valt en ökad undervisning i ämnet svenska som sin
profil och även musiken är en viktig del i skolans arbete, från och med 1991 finns
fiolklasser på skolan. Viktigare handlingstyper - Samband mellan verksamhet och information
Gustav Vasaskolans verksamhet ger upphov till en stor del handlingar. Nedan listas
ett antal viktigare handlingstyper rörande olika delar av skolenhetens verksamhet.
Handlingarna är ett urval. Se arkivförteckningen för en fullständig redogörelse av
arkivets handlingstyper. Skolledning/administration Ledningsgruppens protokoll (A1) Protokoll
Personalmötesprotokoll (A2) Protokoll och minnesanteckningar från större personalmöten.
Samverkansprotokoll (A4) Protokoll från möten mellan representanter för skolledningen
och representanter för de fackliga organisationerna vid skolan. Serien innefattar
även MBL-protokoll. Handlingsprogram och planer (B1) Lokalt framtagna handlingsprogram/planer
för undervisning, ordning vid skolan etc. Diarieförda handlingar (F1) Registrerade
inkomna, utgående och upprättade handlingar. Elevregistrering Skolans kataloger (B5) Gruppfotografier
på elever och personal Klasslistor (D1c) Visar klassammansättning samt elevernas adresser
och personnummer. Elevvård Elevvårdskonferensprotokoll (E6) Kronologiskt ordnade.
Protokoll angående endast en elev bevaras i elevakten. Elevakter (F2) Allt som rör
elevens studiegång. En elevakt per elev. Akterna förvaras i personnummerordning. ARKIVSTRUKTUR
Arkivbildning Skolan är en egen arkivbildare och dess arkivbildning sammanfaller med
att skolan blev en egen enhet 1991. Handlingar innan 1991-07-01 kan sökas i Matteusskolans
arkiv. Handlingar till och med 1979 är levererade till Stockholms stadsarkiv. Handlingar
rörande barnomsorgen före 1991 återsöks hos Socialförvaltningen. Handlingar tillhörande
flera olika arkiv har förvarats på Gustav Vasa skola. Handlingar för läsåren 1991/92
– 2004/05 tillhör Gustav Vasa skolas eget arkiv, dessa handlingar är förtecknade enligt
allmänna arkivschemat. 2005-01-01 blev skolan gemensam enhet med Vasa Real. Då det
i praktiken är svårt att bryta arkivet mitt i läsåret, speciellt efter så pass lång
tid och då uppgifterna kring sammanslagningen skiljer sig åt bröts skolans arkiv istället
vid läsårets slut 2004/2005. Handlingar till och med 2004/2005 tillhör Gustav Vasa
skola medan handlingar från Gustav Vasa skola för läsåret 2005/06-2011/12 har förts
till Vasa Real för att ingå i Vasa Reals arkiv 1995-2011. Skolan bröt med Vasa Real
2011 och är åter igen en egen enhet. Elevhälsovårdsjournaler kan delas upp i två delar.
BHV-journal och skolhälsojournal. De båda skiljs åt då eleven slutar grundskolan.
BHV-journalen skickas för barn födda till och med 1988 till Utbildningsförvaltningens
arkiv. För yngre elever skickas journalerna till Landstingsarkivet. Skolhälsojournalerna
däremot följer med eleven till gymnasiet. När eleven har avslutat gymnasiestudierna
(alternativt om eleven inte börjar gymnasieskolan) skickas skolhälsojournalerna till
Utbildningsförvaltningens centralarkiv. Vad gäller handlingar för den elevvårdande
verksamheten (kurator, talpedagog samt skolpsykolog) förs dessa, när eleven slutat
skolan, samman i så kallade Elevakter. Under ett antal år fanns det en mindre undervisningsgrupp
på skolan vid namn Kristallkulan. Kristallkulan inriktade sig på barn som var försenade
i sin språkliga utveckling. Handlingarna återfinns arkiverade i sitt sammanhang under
serie F15. Registrering av allmänna handlingar Gustav Vasaskolan diarieför sina handlingar
i ett diarium. Dock hålls flertalet av skolans handlingar så ordnade att de kan återsökas
på annat sätt. De handlingar vilka diarieförs är främst sekretessbelagda handlingar
rörande elevvård, avtal, korrespondens från föräldrar samt sekretessbelagda personalhandlingar.
År 2016 diarieför skolan sina handlingar i Diabas. Sökmedel till arkivet Arkivförteckning,
dokumenthanteringsplan samt genom skolans diarium. Sekretess Den största delen av
handlingarna är offentliga. De handlingar som framförallt omfattas av sekretess är
skolans elevvård. Det kan röra sig om klasskonferensprotokoll, klasslistor och elevakter.
All personal som kommer i kontakt med elevvården har tystnadsplikt enligt Sekretesslagen.
Nedan presenteras valda delar ur Offentlighets- och sekretesslagen där sekretess rörande
skolans verksamhet behandlas: Tystnadsplikt för uppgifter om enskilds personliga förhållande SekrL
kap 7 § 9 Sekretess rörande tystnadsplikt SoL kap 15 Sekretess rörande enskilda
beslut enligt SoL SekrL kap 7 § 4 Sekretess rörande personalvård SekrL kap 7 §
11 Gallring Arkivbildarens handlingar har gallrats i enlighet med gällande gallringsbeslut
samt gällande dokumenthanteringsplaner utfärdade för Stockholms skolor. De anvisningar
och gallringsbeslut som använts finns bevarade i arkivets serie D2 (Arkivredovisning).
ANSVARSFÖRDELNING Arkivansvarig för skolorna och den centrala förvaltningen är avdelningschefen
på avdelningen för Personal och kompetensförsörjning på Stockholms utbildningsförvaltning,
Astrid Norderfeldt. Varje skola/skolenhet är emellertid egen arkivbildare med verksamhetsansvar
för sitt eget arkiv. Arkivverksamheten på Gustav Vasaskolan består av en arkivredogörare
som under ledning av arkivansvarig hanterar arkivering av skolans handlingar. Arkivansvar
Arkivansvarig för Gustav Vasaskolans arkiv är rektor Lena Arkeus. Vidare har skolassistent
Eva Söderman utsetts för att bistå som arkivhandläggare. Arkivbeskrivningen upprättad
av Sara Nyblom, arkivarie Uppdragsverksamheten, Stockholms stadsarkiv