Arkivbeskrivning för Västertorpsskolan (2002/03 - 2013) Arkivbeskrivningen är upprättad
enligt 6§ 2p Arkivlagen. Arkivbeskrivningen har till syfte att underlätta för allmänheten
att ta del av allmänna handlingar. Inledning Från årsskiftet 2013/2014 övergick Stockholms
stad och Utbildningsförvaltningen till ett nytt sätt att redovisa information genom
processorienterad informationsredovisning (PIR). Västertorpsskolans arkiv (2002/03
- 2013) som är förtecknat enligt det allmänna arkivschemat har avslutats och slutförtecknats
i juni 2016. En arkivförteckning och en arkivbeskrivning har upprättats i samband
med arkivets slutförtecknande. Se arkivredovisningen för Västertorpsskolan för en
fullständig redovisning av vilka handlingstyper som ingår i arkivet. Arkivredovisningen
finns i arkivets serie D2 Arkivredovisning. För information om Västertorpsskolan efter
2013, se Västertorpsskolans arkiv (2014 - ). Kort historik Västertorpsskolan stod
färdig 1950 efter ritningar av arkitekt Stig Åkermark. Läsåret 1950/51 bildades Västertorps
överlärardistrikt och 1958 ersattes överlärardistrikten av rektorsområden. Läsåret
1975/76 upphörde Västertorps rektorsområde och Västertorpsskolan överfördes till Fruängens
rektorsområde. Västertorpsskolan ingick i Fruängens rektorsområde till och med läsåret
1990/91. Fruängens skola var huvudskola i rektorsområdet, vilket innebar att rektor
och annan administrativ personal arbetade på denna skola. Efter upphörandet av Fruängens
rektorsområde bildades Fruängen/Västertorps skolenhet. Skolenheten Fruängen/Västertorp
upplöstes till vårterminen 2002 och skolorna delades i två skolenheter. I ett beslut
från Hägerstens stadsdelsnämnd 2002-03-21, står det att Fruängen/Västertorps skolenhet
delades i två skolenheter från och med höstterminen 2002. I Västertorpsskolans arkiv
förekommer det handlingar från innan läsåret 2002/03. Skolorna utgjorde en skolenhet,
med det var på Fruängens skola som ledning och administration fanns. Se arkivredovisningen
för Västertorpsskolan för en fullständig redovisning. Västertorps rektorsområdes arkiv
bevaras på Stockholms stadsarkiv. Handlingar för tiden då Västertorpsskolan ingick
i skolenheten Fruängen/Västertorp finns förvarade på Fruängens skola. Sedan Utbildningsnämnden
bildades har ett antal omorganisationer skett. Den mest omfattande gjordes 1 juli
2007, då ansvaret för stadens ca 150 grundskolor flyttades över från stadsdelsnämnderna
till Utbildningsförvaltningen. Västertorpsskolans organisatoriska tillhörighet har
sett ut enligt följande: - Västertorps överlärardistrikt 1950/51 - 1957/58 - Västertorps
rektorsområde 1958/59 - 1974/75 - Hägerstensåsens skola ingår i Västertorps rektorsområde
1969/70 - 1970/71 - Fruängens rektorsområde 1975/76 - 1990/91 - Fruängen/Västertorps
skolenhet 1991/92 - 2001/02 - Egen enhet 2002/03 - Hägerstens stadsdelsförvaltning
1997 - 2007 - Utbildningsförvaltningen 2007- - Västertorpsskolan (2002/03 - 2013)
slutförtecknades juni 2016 på grund av att Stockholms stad och Utbildningsförvaltningen
övergick till processorienterad informationsredovisning (PIR). Verksamhet Västertorpsskolan
är en kommunal grundskola som bedriver undervisning för förskoleklass till och med
årskurs 6. Skolan hade läsåret 2015/16 cirka 510 elever. Under de senaste åren har
elevantalet ökat markant. Skolan har fina lokaler och en fin skolgård. Skolans värdegrund
STARE, Samarbete Trygghet Arbetsglädje Respekt Empati genomsyrar hela skolan. Västertorpsskolans
skolledning består av en rektor, Barbro Engeflod, samt en biträdande rektor, Håkan
Ahlkvist. För mer information om skolans verksamhet och organisation, se arkivets
serie B1 Handlingsprogram och planer. Se även skolans webbsida: vastertorpsskolan.stockholm.se
Viktiga handlingstyper Nedan listas viktiga handlingstyper från olika delar av Västertorpsskolans
verksamhet. Handlingarna är ett urval. Se arkivförteckningen för en fullständig redovisning
av arkivets handlingstyper. Administration: A1 Ledningsgruppsprotokoll A3 Arbetsplatsträffsprotokoll
(APT) A4 Samverkansprotokoll (SVG) B1 Handlingsprogram och planer F1 Diarieförda handlingar
Betygssättning: D1a Betygskataloger med bilagor Elevvård: F2 Elevakter Elevregistrering:
B5 Skolans kataloger D1b Elevkort D1c Klasslistor Förvaring Västertorpsskolans arkiv
förvarades i en arkivlokal på skolans expedition fram tills överlämnandet till Stockholms
stadsarkiv. Alla handlingar i Västertorpsskolans arkiv förvaras i godkända arkivboxar.
Skolsköterskan på Västertorpsskolan förvarar skolhälsovårdsjournaler för elever som
är inskrivna på skolan. Skolhälsovårdsjournaler för elever födda från och med 1976
förvaras i Utbildningsförvaltningens Centralarkiv. Personalakter på anställda förvaras
på Utbildningsförvaltningens personalavdelning, medan personalakter för anställda
som avslutat sin tjänst förvaras på Utbildningsförvaltningens Centralarkiv. Sökingångar
i arkivet Arkivförteckningen och diariet är de främsta sökingångarna till arkivet.
Övriga handlingar som kan användas som sökingångar i arkivet är olika typer av protokoll.
Protokoll förtecknas under huvudavdelning A i arkivförteckningen. Andra sökingångar
är till exempel digitala verksamhetssystem som BoSko. Sekretess Sekretess förekommer,
även om de flesta handlingarna i skolans arkiv är offentliga. Se arkivförteckningen
för en fullständig redovisning av vilka handlingar som omfattas av sekretess. Offentlighets-
och sekretesslagen har använts i arkivredovisningen och har förkortats OSL. Användbara
paragrafer i Offentlighets- och sekretesslagen är 23 kap. 1-4 § (sekretess till skydd
för enskild i utbildningsverksamhet m.m.). Serier som kan vara föremål för sekretess
är bland andra: • A6 Elevvårdskonferensprotokoll (EVK) • D1c Klasslistor • F2 Elevakter
Gallring Skolan följde hanteringsanvisningar och dokumenthanteringsplaner som utfärdades
av Utbildningsförvaltningen för Stockholms stads skolor. De gallringsbeslut och hanteringsanvisningar
som använts finns bevarade i arkivets serie D2 Arkivredovisning. Arkivansvar Arkivansvarig
för skolorna och den centrala förvaltningen är avdelningschefen på den avdelning som
utbildningsförvaltningens arkiv ligger under. Varje skola/skolenhet är dock egna arkivbildare
med verksamhetsansvar för sina egna arkiv. Verksamhetsansvaret för skolornas arkiv
och dokumenthantering ligger på respektive skolas rektor. Arkivbeskrivning upprättad
juni 2016 Arkivarie Anna Wiklund