Geschiedenis van de archiefvormer
Geschiedenis van de archiefvormer
De Universiteitsraad is in 1973 ingesteld bij de inwerkingtreding van de Wet Rijksuniversiteit
Rotterdam (Lex Specialis RUR, 1973). Haar bevoegdheden zijn opgenomen in de Wet Universitaire
Bestuurshervorming (Stb 1970, 612) en verder uitgewerkt in het Beheers en Bestuursreglement
van de Erasmus Universiteit Rotterdam.
De Universiteitsraad regelt en bestuurt de universiteit in zijn geheel. Zij is verantwoordelijk
voor de vaststelling van de begroting, financiële schema's, het ontwikkelingsplan
van de universiteit, het kiesreglement en studentenvoorzieningen. Verder was zij verantwoordelijk
voor de organisatie van het onderwijs en wetenschapsbeoefening aan de universiteit.
De voorbereiding en uitvoering werden gedaan door het College van Bestuur.
De Raad bestond uit veertig leden: dertien leden uit het wetenschappelijke personeel,
negen leden niet wetenschappelijk personeel, elf studentleden en negen kroonleden.
Verder was er een kamer voor maatschappijwetenschappen en een kamer voor medische
wetenschappen.
Het dagelijkse bestuur werd uitgeoefend door het Presidium, dat gekozen werd uit de
verschillende geledingen van de Universiteitsraad. Samen met de voorzitter van de
Universiteitsraad bereide zij vergadering voor, voerde overleg met het College van
Bestuur en hielden zij zich bezig met de benoeming van de voorzitters van de raadscommissies.
Voor de ambtelijke ondersteuning zorgde de griffie.
De Universiteitsraad had verschillende adviescommissie ingesteld om zich op verschillende
beleidsterreinen te laten adviseren: - buitenland, - bestuurlijke zaken, - onderwijs
& onderzoek, - personeelszaken, - welzijn studenten, - emancipatiezaken, - financiële
en begrotingszaken en - benoeming leden College van Bestuur
In 1986 werd de Wet Universitaire Bestuurshervorming (Stb 1970, 612) vervangen door
de Wet Wetenschappelijk Onderwijs (Stb1986, 404). Hierin werden de bevoegdheden van
de Universiteitsraad ingrijpend gewijzigd. Er is hier ook een duidelijke cesuur aan
te brengen in de archiefvorming.
Geschiedenis van het archief
Geschiedenis van het archief
De archiefvorming vond in de periode 1973-1984 plaats bij de griffie en maakte deel
uit van de ondersteunde activiteiten die door de griffie werden uitgevoerd. De werkzaamheden
werd verzorgd door een medewerker van de afdeling Post, Archiefzaken en Reproductie
(PAR), die bij de griffie gedetacheerd was. Op deze locatie was ook het dynamische
archief van de Universiteitsraad en haar raadscommissies geplaatst.
Jaarlijks werden de afgehandelde zakendossiers overgebracht naar de Centrale Archief
Bewaarplaats (CAB). De dossiers werden daar toegevoegd aan de bestaande verzameling
zakendossiers van de universiteitsraad en op classificatie geordend.
Samenvatting van de inhoud
Samenvatting van de inhoud
Het archief bevat de beleidsdossiers en besluitvorming van de Universiteitsraad over
de processen die de Universiteitsraad regelt en bestuurt bij de universiteit in zijn
geheel. Het archief bevat de beleidsdossiers en vaststelling van de begroting, jaarrekeningen,
verslagen, financiële schema's, ontwikkelingsplannen, financiële regelingen, kiesreglementen
en studentenvoorzieningen. Verder was de Universiteitsraad verantwoordelijk voor de
organisatie van het onderwijs en wetenschapsbeoefening aan de universiteit. Het betrof
zaken over inrichting van het onderwijs, voorzieningen voor studenten, inschrijving
en toelating, aantallen studenten, instellen van opleidingen en studierichtingen.
Er waren door de Universiteitsraad adviescommissie ingesteld op specifieke beleidsterreinen:
buitenland, bestuurlijke zaken, onderwijs & onderzoek, personeelszaken, welzijn studenten,
emancipatiezaken, financiële en begrotingszaken, benoeming leden College van Bestuur
en buitenuniversitaire leden. Hiervan is de besluitvorming terug te vinden in de vergaderdossiers
met agenda's, besluiten en verslagen.
Verantwoording
Verantwoording
Het archief besloeg de periode 1973-1999 en was geordend op basis van de code universiteiten
en hogescholen. Dit was een afgeleide van de Basis Archief Code (BAC) opgesteld door
de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).
Door middel van het toekennen van een classificatie uit deze code aan onderwerpen,
werd het mogelijk om gelijksoortige onderwerpen bij elkaar te plaatsen. Dit wordt
zaaksgewijze ordening genoemd.
De verschillende classificaties werden ook gebruikt als plaatsingskenmerk waarmee
de archiefmedewerkers een extra instrument hadden voor het opzoeken van archiefbescheiden.
De bewerking van de archieven begon in 1999 en is in 2006 afgerond.
De afdeling post en archiefzaken was belast met de uitvoering van dit project. De
bewerking vond projectmatig plaats:
1. Selectie en waardering van de archiefbescheiden
2. Herordening en samen voeging van archiefbestanddelen.
3. Omzetting van de dossiers in duurzame materialen
4. Beschrijving van de archiefbestanden
5. Aanleg van de inventaris.
Door de jaren heen zijn er veel fouten opgetreden bij het toekennen van classificatiecodes.
Dit werd veroorzaakt doordat de code niet werd bijgehouden. Nieuwe ontwikkelingen
binnen de taken, bevoegdheden en werkzaamheden werden niet aan de code toegevoegd.
Het werd aan de expertise van de archiefmedewerkers overgelaten om deze onderwerpen
juist te klasseren. Omdat hierbij vaak het persoonlijke inzicht van belang was werden
archiefbescheiden wisselend geklasseerd, waardoor taken, onderwerpen, zaken en stukken
bij elkaar werden geplaatst
Met de komst van het geautomatiseerde postregistratiesysteem, nam de noodzaak om classificaties
als plaatsingskenmerk te gebruiken af. Het geautomatiseerde systeem bod de archiefmedewerkers
een veelvoud van zoekkenmerken om archiefbescheiden te plaatsten en terug te vinden.
Classificaties werden minder relevant om de archiefbescheiden te ontsluiten en terug
te vinden.
Tijdens de bewerking van de dossiers bleek dat er in het verleden een groot aantal
facetdossiers was aangelegd. In deze dossiers werden aspecten die betrekking hadden
op het onderwerp alfabetisch geordend opgeborgen. Het betrof hier archiefbescheiden
die betrekking hadden op taken van de archiefvormer en de uitvoering hiervan. Sommige
van de archiefbescheiden hadden een zeker verband met het hoofdonderwerp of het waren
losse stukken die op het moment van de archiefvorming moeilijk te plaatsen waren.
Omdat het onmogelijk bleek om deze dossiers, zonder een grote inspanning, opnieuw
te bewerken is besloten om ze in hun oorspronkelijke vorm te handhaven.
In de inventaris zijn deze dossiers opgenomen onder de beschrijving: algemene onderwerpen
A t/m Z.
In het bewerkingsproces zijn de handelingen uit het basisselectiedocument voor het
beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs, openbare en bijzondere universiteiten en
hogescholen 1945 -1986 gekozen als ordening van de dossiers.
Binnen deze handelingen zijn duidelijk afzonderlijke werkprocessen te definiëren,
die als verdere verdeling hebben gediend voor de een alfabetische ordening van de
zakendossiers.
Het archiefblok besloeg in eerste instantie de periode 1973-1999. Omdat de omvang
en complexiteit van het archief zou leiden tot enorme vertraging bij de bewerking
is besloten om het archief in twee blokken te verdelen.
De invoering van de Wet Wetenschappelijk Onderwijs (stb. 1986,404) is hiervoor als
cesuur gebruikt. In deze wet werden namelijk de bevoegdheden van de Universiteitsraad
ingrijpend gewijzigd.
De aangetroffen archieven zijn geselecteerd op grond van het basisselectiedocument
voor het beleidsterrein wetenschappelijk onderwijs voor openbare en bijzondere universiteiten
en hogescholen 1945-1986
(Stc. 2006,40).
Opmerkingen openbaarheidsbeperkingen
Opmerkingen openbaarheidsbeperkingen
Het gehele archief is zonder beperkingen voor ieder ter inzage
Verwant materiaal
Verwant materiaal
De Universiteitsraad was belast met de vaststelling van het beleid van de Erasmus
Universiteit Rotterdam.
De voorbereiding hiervan geschiedde door het College van Bestuur. Om de procesvoering
bij de universiteit goed te kunnen overzien is het belangrijk dat ook het archief
van het College van Bestuur geraadpleegd wordt. (toegangsnr. 1363)
