Bestände des Politischen Archivs des Auswärtigen Amts

Über diese Beständeübersicht

Zum ersten Mal legt das Politische Archiv des Auswärtigen Amts (PA AA) eine vollständige Beständeübersicht vor. Damit werden ältere Hilfsmittel abgelöst.

Im PA AA wird das Schriftgut des Auswärtigen Amts, des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten der Deutschen Demokratischen Republik und deutscher Auslandsvertretungen aus dem Zeitraum von 1867 bis zur Gegenwart aufbewahrt. Die Beständeübersicht bietet einen strukturierten Überblick über die vielfältigen Bestände des PA AA und soll für die Benutzer vor und während des Archivbesuchs ein umfassender Führer durch das überlieferte Schriftgut sein. Hierzu bietet sie eine Übersicht über alle im PA AA verwahrten Bestände. Von der Beständeübersicht führt der Weg in die jeweiligen Findmittel zu einzelnen Beständen und die zugehörigen Akten. Sie bietet dem Benutzer einen ersten Überblick und standardisierte Informationen für einen erfolgreichen Einstieg in die Archivrecherche. In dieser Einleitung soll kurz auf das Auswärtige Amt und sein Politisches Archiv eingegangen und die Übersicht selbst in ihrem Aufbau und ihren Beschreibungen erläutert werden.

Das Auswärtige Amt und sein Politisches Archiv

Nach der Gründung des Norddeutschen Bundes 1867 nahm dessen Außenbeziehungen zunächst das preußische Ministerium der auswärtigen Angelegenheiten wahr, dem der Bundeskanzler in seiner Eigenschaft als preußischer Ministerpräsident und Außenminister vorstand. Zum 1. Januar 1870 wurde aus diesem Ministerium unter dem Namen Auswärtiges Amt ein Bundesorgan, aus dem mit der Reichsgründung 1871 eine Zentralbehörde des Deutschen Reiches entstand. Bis zum Ende des Zweiten Weltkriegs hatte das Amt seinen Sitz in der Wilhelmstraße 74-76 in Berlin. 1951 wurde das Auswärtige Amt in Bonn als Bundesministerium wiederbegründet, seit 1999 befindet sich der 1. Dienstsitz in Berlin.

Am 3. August 1920 nahm im Auswärtige Amt ein „Hauptarchiv“ die Arbeit auf, das 1924 den Namen „Politisches Archiv“ erhielt. Das Auswärtige Amt hatte seit 1870 die zuvor schon entstandenen preußischen Aktenserien fortgeführt; daher musste eine „Flurbereinigung“ mit der preußischen Archivverwaltung durchgeführt werden. Man einigte sich am 15. Dezember 1920, dass alle Akten, die bis zum 31. Dezember 1866 abgeschlossen waren, in das Preußische Geheime Staatsarchiv kamen, die Akten, die über dieses Grenzjahr hinausgingen, aber im Archiv des Auswärtigen Amts aufbewahrt wurden.

Schon kurz nach der Einrichtung des PA AA wurden wegen des Platzmangels größere Aktenbestände, die keinen primär politischen Inhalt hatten, im Reichsarchiv in Potsdam deponiert, blieben aber Eigentum des Auswärtigen Amts. Ein Teil dieser Akten wurde beim Brand des Reichsarchivs im Frühjahr 1945 vernichtet. Die rechtzeitig von dort evakuierten Bestände lagern heute in den Abteilungen Berlin des Bundesarchivs. Dabei handelt es sich um Akten des Auswärtigen Amts aus der Kaiserzeit, und zwar der Handelspolitischen Abteilung (II) und der Rechtsabteilung (III) sowie weitere Akten, die 1945 in die Hände der Sowjetunion geraten waren und nach 1949 von ihr an die DDR gegeben wurden. Durch mehrere Bestandsbereinigungen zwischen den Archiven wurden in den vergangenen Jahren die jeweiligen Bestände vereinheitlicht und auf diese Weise deren Benutzung erleichtert.

Während des Zweiten Weltkriegs wurden die wertvollen Berliner Archive lange Zeit nicht evakuiert. Erst nach den großflächigen Bombardements auf Berlin seit März 1943, bei denen im November desselben Jahres auch die Dienstgebäude des Auswärtigen Amts in der Wilhelmstraße Treffer erlitten, begann die Auslagerung der Akten des PA AA nach Osten sowie in Schlösser und Burgen im Harz. Beim Näherrücken der Ostfront mussten die Akten aus den östlichen Ausweichquartieren gerettet werden, wobei es zu Verlusten durch Bombeneinwirkung kam, von denen insbesondere die Handelspolitische Abteilung betroffen war; bei dem Brand eines Lastzuges wurden Geheimakten aus der Zeit der Weimarer Republik und große Teile der Akten der Kulturabteilung vernichtet. In der Zentrale des Amts in Berlin sowie in den Ausweichquartieren außerhalb der Hauptstadt fielen zahlreiche Akten, die nach 1936 entstanden waren und noch im Dienstbetrieb verwendet wurden, entweder den Luftangriffen oder der aktiven Vernichtung durch Beamte und Archivare zum Opfer.

Bei Kriegsende im Mai 1945 wurden von den West-Alliierten in den Auslagerungsorten Mitteldeutschlands aufgefundene Akten zu großen Teilen vor dem Rückzug auf die vereinbarte Demarkationslinie in die amerikanische Besatzungszone verlagert. Vom Landgrafenschloss in Marburg an der Lahn gelangten sie über Hessisch Lichtenau im März 1946 wieder nach Berlin, von wo aus sie wegen des sich verschärfenden Ost-West-Gegensatzes 1948 in den Flugzeugen der Luftbrücke nach England verbracht wurden. Dort wurde der Archivbestand zum größten Teil verfilmt.

1956 vereinbarte die Bundesregierung mit den USA, Großbritannien und Frankreich eine Rückgabe der Akten an das Auswärtige Amt. Im Januar 1959 kamen die letzten Dokumente aus Whaddon Hall zurück. Im Sommer 1959 war die vorläufige Ordnung des Archivs abgeschlossen und das PA AA wieder benutzbar. Bestandteil der Vereinbarung war die Verpflichtung, die zurückgegebenen Akten in vollem Umfang der internationalen Forschung zugänglich zu machen.

Im Jahr 2000 zog das PA AA nach Berlin. Die Akten wurden im Rahmen des Umzugs revidiert, in säurefreie Schachteln verpackt und befinden sich gut geschützt in den klimatisierten Kellern der ehemaligen Reichsbank.

Unter den deutschen staatlichen Archiven stellt das PA AA eine Besonderheit dar. Es verwahrt die Akten nur eines einzigen Ministeriums; alle anderen Reichs- bzw. Bundesbehörden gaben ihre Akten an das Reichsarchiv bzw. geben sie an das Bundesarchiv ab. Ein Grund für die Sonderentwicklung liegt in der Tatsache, dass Außenpolitik ein langfristiger Prozess ist und das Auswärtige Amt für aktuelle politische Entscheidungen in seiner Alltagsarbeit immer wieder rasch auf seine archivierten Akten zurückgreifen muss. Auch zahlreiche andere Außenministerien unterhalten aus diesem Grund ebenfalls eigene Archive, von denen einige auf eine noch längere Geschichte zurückblicken.

Das PA AA ist heute Teil der Abteilung 1 (Zentralabteilung: Personal und Verwaltung). In der Organisationsstruktur des Auswärtigen Amts trägt es die Bezeichnung Ref. 117 „Politisches Archiv und Historischer Dienst“.

Im PA AA lagern gut 27 Regalkilometer Archivgut; knapp ein Drittel entfällt auf die Zeit bis 1945. Aufbau (Tektonik) und Lagerung der Bestände entsprechen weitgehend den Registraturschichten aus der Schriftgutverwaltung des Auswärtigen Amts: 1867 bis 1920, 1920-1936, 1936-1945, 1949/1951-1956, 1956-1972 und 1972 ff. Seit seiner Gründung ist das Auswärtige Amt in Abteilungen gegliedert, deren Anzahl und Zusammensetzung wechselten. Die Abteilungen sind wiederum in zahlreiche Referate gegliedert. Die Akten sind vor 1945 überwiegend auf der Ebene der Abteilungen, nach 1951 in der Regel in Registraturen der Referate geführt und in dieser Struktur jeweils vom PA AA übernommen worden.

Die Archivalien sind entsprechend der jeweiligen Organisation des Auswärtigen Amts nach Abteilungen, Unterabteilungen oder Referaten, innerhalb dieser Einheiten nach Sachbetreffen und innerhalb dieser chronologisch geordnet. In die Tektonik führt diese Beständeübersicht ein.

Aufbau der Beständeübersicht

Die Beständeübersicht gibt alle uneingeschränkt und eingeschränkt zugänglichen Bestände wieder. Die grundlegende Gliederung der Beständeübersicht richtet sich nach den unterschiedlichen Arten von behördlichem und nichtbehördlichem Schriftgut, die im Politischen Archiv verwahrt werden. Die obersten Tektonikpunkte (TP) der Beständeübersicht sind:

— Verträge (TP 1),

— Akten (TP 2),

— Amtsbücher (TP 3),

— Sammlungen (TP 4) und

— Nachlässe (TP 5).

Verträge (TP 1)

Urkunden, aus denen sich Rechte oder Verpflichtungen ergeben, bilden seit dem frühen Mittelalter den Kern eines jeden Archivs, diente dieses doch ursprünglich lediglich der Rechtssicherung seines Eigentümers. Die völkerrechtlichen Verträge werden gemäß § 10 des Gesetzes über den Auswärtigen Dienst und § 72 Absatz 8 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien im PA AA verwahrt. Sie werden in der Regel im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und sind damit jedermann zugänglich.

Der Vertragsbestand des PA AA enthält außer den völkerrechtlichen Verträgen der Bundesrepublik Deutschland, der Deutschen Demokratischen Republik und des Deutschen Reiches auch einige Verträge aus älterer Zeit, soweit sie vom Deutschen Reich bei dessen Gründung im Jahr 1871 übernommen wurden. Insgesamt liegen bei Erscheinen dieser Beständeübersicht rund 35.000 einzelne Verträge vor, die das PA AA verwahrt.

Die Archivierung der völkerrechtlichen Vertragsurkunden erfolgt gesondert von der Archivierung der mit ihnen verbundenen Akten. Die Dokumente werden von den federführenden Referaten über die Rechtsabteilung des Auswärtigen Amts meist umgehend an das PA AA abgegeben.

Abgelegt werden die Dokumente heute nach Numerus Currens, das heißt in laufender Nummernfolge entsprechend dem Zeitpunkt ihres Eingangs im PA AA. Das PA AA stellt die Unterlagen, die verfilmt und digitalisiert sind, heute meist in elektronischer Kopie zur Verfügung.

Akten (TP 2)

Die Gruppe der Akten stellt die größte Hauptgruppe innerhalb der Beständeübersicht dar. Sie machen allein schon durch ihre Menge den eigentlichen Kern der Bestände des PA AA aus und gliedern sich in mehrere Tektonikpunkte:

— die Akten des Auswärtigen Amts des Deutschen Reiches (1867-1945; TP 2.1.),

— die Akten der Auslandsvertretungen des Deutschen Reiches (bis 1945; TP 2.2.),

— die Akten des Auswärtigen Amts der Bundesrepublik Deutschland (1949/51 ff.; TP 2.3.),

— die Akten der Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland (1950 ff.; TP 2.4.),

— die Akten des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten der Deutschen Demokratischen Republik (1949-1990; TP 2.5.),

— die Akten der Auslandsvertretungen der Deutschen Demokratischen Republik (1949-1990; TP 2.6.) und

— die Personalakten (1871 ff.; TP 2.7.).

Die große Zahl der Akten macht eine weitere Untergliederung erforderlich. In aller Regel ist das Schriftgut im Auswärtigen Amt sachthematisch gegliedert, was sich für das Deutsche Reich bis 1945 und für die Bundesrepublik Deutschland seit 1949 in folgenden Tektonikunterpunkten niederschlägt:

— Leitung,

— Politik,

— Wirtschaft,

— Recht,

— Kultur,

— Personal und Verwaltung,

— Europa (nur Bundesrepublik Deutschland),

— Verschlusssachenregistraturen (nur Bundesrepublik Deutschland).

Schließlich folgen unterhalb dieser sachthematischen Tektonikebenen die einzelnen Bestände. Diese richten sich nach dem Provenienzprinzip, d.h. ein Bestand wird aus den Akten einer Arbeitseinheit, eines Referats bzw. mehrerer Arbeitseinheiten mit derselben Zuständigkeit gebildet.

Ausnahmen bilden die Akten des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten der Deutschen Demokratischen Republik bis 1980. Die Akten wurden bereits im Archiv dieses Ministeriums nach dem Pertinenzprinzip geordnet, d.h. die Dokumente werden aus ihrem Entstehungskontext herausgenommen und nach Sachzusammenhängen neu geordnet. Diese Akten sind unter der Tektonik 2.7.1. Hauptarchiv zusammengefasst.

Die Akten der Auslandsvertretungen sind stets nach dem Ortsnamen sortiert, dementsprechend gibt es eine alphabetische Tektonik (2.2., 2.4., 2.6.).

Akten des Auswärtigen Amts des Deutschen Reiches (1867-1945) (TP 2.1.)

Kernbestand des PA AA waren bei seiner Gründung die Akten des Zentralbüros der Politischen Abteilung (Abt. IA; Bestand RZ 201), etwa 20.000 Aktenbände der Zeit von 1867 bis 1919. Diese Registraturschicht wurde 1920 geschlossen, weil das Amt nach der Gründung der Weimarer Republik organisatorisch reformiert und völlig umstrukturiert wurde. Dies geschah in der nach dem Leiter der Personal- und Verwaltungsabteilung benannten „Schülerschen Reform“. Sie hob auch die bis dahin bestehende Unterscheidung zwischen diplomatischer und konsularischer Laufbahn auf und schuf den einheitlichen Auswärtigen Dienst. Bis 1920 war die Bearbeitung der politischen Vorgänge von den wirtschafts- und außenhandelspolitischen sowie juristischen Angelegenheiten strikt getrennt gewesen.

Mit der Umorganisation des Auswärtigen Amts traten an die Stelle der bisherigen Sachabteilungen für die Zeit von 1920 bis 1936 neben die Personal- und Verwaltungsabteilung (I; RZ 616 bis RZ 617), die Rechtsabteilung (V; RZ 401 bis RZ 404) und die Kulturabteilung (VI; RZ 501 bis RZ 514) zunächst sechs, dann, ab 1922, drei Länderabteilungen (II–IV; RZ 206 bis RZ 208), in denen alle Angelegenheiten der betreffenden Länder (Politik, Wirtschaft, Kultur usw.) behandelt wurden. Daneben gab es Sonderreferate: u.a. Wirtschaft-Reparationen (W/Rep; RZ 304), Völkerbund (Vbd; RZ 209), Abrüstung (II F; RZ 206), und „Deutschland“ (RZ 214) zur Beobachtung der innenpolitischen Verhältnisse im Deutschen Reich. Aus dem Referat Etikette (E) erwuchs die Protokollabteilung (Prot; RZ 619).

Mit der Aufgliederung des Amts in eine Vielzahl von Abteilungen und Sonderreferaten entstanden neue Verbindungsstellen zwischen dem Ministerium und der Amtsleitung: Das Büro des Reichsministers (Büro RM; RZ 101) und das Büro des Staatssekretärs (Büro StS; RZ 102). Deren Akten dokumentieren, wie die Amtsleitung unterrichtet wurde; sie spiegeln die wichtigsten auswärtigen Angelegenheiten wider und sind deshalb von großer Bedeutung. Akten von Delegationen (RZ 801-852) sowie Handakten von Mitarbeitern (RZ 215-258, RZ 306-347, RZ 515) kommen hinzu. Die Akten dieser mittleren Registraturschicht (1920-1936) kamen 1938 in das PA AA.

Bei einer erneuten Reorganisation im Mai 1936 wurde unter Beibehaltung der Büros von Reichsminister (Büro RAM; RZ 101) und Staatssekretär eine Struktur hergestellt, die der vor 1920 glich: Protokollabteilung, Abteilung Personal und Verwaltung, Politische Abteilung (Pol.; RZ 211), Handelspolitische Abteilung (HA Pol), Rechtsabteilung (R; RZ 401 bis 414), Kulturpolitische Abteilung (Kult; RZ 501 bis 514), Nachrichten- und Presseabteilung (P; RZ 701) und schließlich Abteilung Deutschland (D) (später Abt. Inland; RZ 214). Die oben erwähnten Kriegsverluste haben die Registraturschicht seit 1936 am stärksten betroffen.

Genauere Informationen über die Organisation des Auswärtigen Amts bietet das Biographische Handbuch des deutschen Auswärtigen Dienstes 1871 - 1945, Bd. 1. Paderborn 2000, S. XXI - XXXIII und das Nachschlagewerk Akten zur deutschen Auswärtigen Politik 1918 - 1945. Ergänzungsband zu den Serien A–E. Gesamtpersonenverzeichnis, Por­trait­photos und Daten zur Dienstverwendung. Anhänge. Göttingen 1995, S. 547 ff.

Zu außenpolitischen Themen aus der Zeit zwischen 1870 und 1945 findet man die dichteste und beste Überlieferung in den Akten der Zentrale. Dorthin wurde alles berichtet, was im Ausland wichtig war oder den Auslandsvertretungen wichtig erschien. Das Schriftgut der Zentrale ist einerseits entlang der Registraturschichten, andererseits auf der Grundlage der bestandsbildenden Arbeitseinheiten zu Beständen unterschiedlicher Größen zusammengefasst. Die Bestände sind jeweils mit dem Kürzel RZ und einer dreistelligen Zahl bezeichnet. Die Tektonik folgt einem einfachen Prinzip, welches den hierarchischen Strukturen und den Sachzusammenhängen im Auswärtigen Amt folgt:

— Leitungsebene (Minister, Staatssekretäre, Unterstaatssekretäre - TP 2.1.1., RZ 101 bis RZ 108),

— Politik (Abteilungen und Referate - TP 2.1.2.1., RZ 201 bis RZ 214; Handakten - TP 2.1.2.2., RZ 215 bis RZ 258),

— Wirtschaft (Abteilungen und Referate – TP 2.1.3.1., RZ 301 bis RZ 305; Handakten - TP 2.1.3.2., RZ 306 bis RZ 347),

— Recht (TP 2.1.4., RZ 401 bis RZ 414),

— Kultur (TP 2.1.5., RZ 501 bis RZ 515),

— Personal und Verwaltung (TP 2.1.6., RZ 601 bis RZ 620),

— Presse und Rundfunk (TP 2.1.7., RZ 701 bis RZ 703) und

— Delegationen, Kommissionen, Vertreter des Auswärtigen Amts (TP 2.1.8., RZ 801 bis RZ 852).

Akten der Auslandsvertretungen des Deutschen Reiches (bis 1945) (TP 2.2.)

Neben den Akten der Zentrale werden im PA AA auch Akten der Auslandsvertretungen aufbewahrt. Für die wissenschaftliche Benutzung sind sie immer dann von nachrangiger Bedeutung, wenn für den betreffenden Zeitraum auch die weit klarer strukturierten und wichtigeren Akten der Zentrale erhalten sind. Wo diese jedoch Lücken aufweisen, bilden die Akten der Auslandsvertretungen insoweit eine wichtige Ersatzüberlieferung. Sie gelangten in großem Umfang erst 1938 in das PA AA, als die Vertretungen aufgefordert wurden, ihre Archive abzuliefern. Weiteren Zugang erhielten diese Bestände in den 1950er Jahren, als nach der Wiederaufnahme der diplomatischen Beziehungen die Altakten der reaktivierten Vertretungen an das Auswärtige Amt und damit in das PA AA abgegeben wurden. Insgesamt sind die Lücken hier weit größer als bei den Akten der Zentrale.

Die Akten von rund 300 diplomatischen und konsularischen Vertretungen sind unterschiedlich dicht und gut überliefert. Vielfach haben Auslandsvertretungen ihre Archive beim Abbruch der diplomatischen Beziehungen vernichtet, um sie nicht in die gegnerischen Hände fallen zu lassen. Einzelne Reichsvertretungen, die in neutralen oder besetzten Staaten bis zum Ende des Zweiten Weltkriegs bestanden, haben diese Vernichtung erst 1945 vorgenommen. Bei nur teilweise erhaltenen Beständen sind die Akten häufig bis zu einem bestimmten Grenzjahr vollständig erhalten. In anderen Fällen dagegen ist die Überlieferung in sich zeitlich lückenhaft. Der Erhaltungszustand erlaubt mitunter nur eine eingeschränkte Benutzung.

Für jede vorhandene Überlieferung einer Auslandsvertretung wurde ein eigener Bestand gebildet. Die Bestandsbezeichnungen entsprechen dabei den Ortsnamen, das können auch zeitgenössische, heute ungebräuchlich gewordene geographische Bezeichnungen sein. Ein vorangestelltes „RAV“ verweist darauf, dass es sich um Akten einer Auslandsvertretung aus der Zeit des Deutschen Reiches handelt.

Akten des Auswärtigen Amts der Bundesrepublik Deutschland (1949/51 ff.) (TP 2.3.)

Schon vor der Gründung der Bundesrepublik Deutschland gab es zwei Einrichtungen, die als Vorläufer des Auswärtigen Amts angesehen werden können: das nach der Moskauer Viermächtekonferenz auf Beschluss der vier Ministerpräsidenten der Länder der amerikanischen Besatzungszone am 15. April 1947 gegründete „Büro für Friedensfragen“ in Stuttgart und die ebenfalls 1947 ins Leben gerufene Hauptabteilung V „Außenhandel“ der Verwaltung für Wirtschaft des Vereinigten Wirtschaftsgebiets („Bizone“) in Frankfurt am Main, die die Arbeit der alten Wirtschaftsabteilung des Auswärtigen Amts wieder aufnahm. Ihre Akten befinden sich im Bundesarchiv am Standort Koblenz in den Beständen Z 8 und Z 35.

Nach der Gründung der Bundesrepublik Deutschland wurde am 20. November 1949 im Bundeskanzleramt eine „Verbindungsstelle zur Alliierten Hohen Kommission“ ins Leben gerufen. Mit dem Petersberger Abkommen vom 22. November 1949 wurde der Bundesrepublik die Errichtung von konsularischen und Handelsvertretungen gestattet. Diesem Schritt folgte die Einrichtung des „Organisationsbüros für die konsularischen und wirtschaftlichen Vertretungen“ im Bundeskanzleramt. Aufgrund der dort ausgearbeiteten Organisationspläne wurde am 1. April 1950 die „Dienststelle für Auswärtige Angelegenheiten“ im Bundeskanzleramt geschaffen und direkt dem Bundeskanzler unterstellt. Durch Erlass des Bundeskanzlers vom 15. März 1951 wurde das „Auswärtige Amt“ wieder errichtet, auf das die Aufgaben dieser Dienststelle übergingen.

Das Auswärtige Amt der Bundesrepublik ist wie früher in Abteilungen gegliedert, die sich jeweils aus mehreren Referaten oder Arbeitseinheiten zusammensetzen. An dieser Verwaltungsstruktur orientiert sich auch die Struktur der Archivbestände im PA AA. Im Regelfall enthält jeder Bestand die Akten derjenigen Referate innerhalb der betreffenden Abteilung, die nacheinander für ein bestimmtes Aufgabengebiet zuständig waren. Konstant gibt es seit 1951 folgende Abteilungen:

— Zentralabteilung (B 100 bis B 119),

— Wirtschaftsabteilung (B 51 bis B 75),

— Rechtsabteilung (B 80 bis B 89),

— Kulturabteilung (B 90 bis B 98) und

— Protokoll (B 8).

Die Kulturabteilung umfasst heute auch das Aufgabengebiet Kommunikation, nachdem 2003 die frühere Auslandsabteilung des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung dem Auswärtigen Amt angegliedert wurde. Die Zentralabteilung umfasst auch Fachreferate wie den Sprachendienst, die Akademie Auswärtiger Dienst als interne Aus- und Fortbildungsstätte oder auch das PA AA.

Geändert hat sich dagegen der Zuschnitt der politischen Abteilungen. Wie 1951 bestehen heute die Politischen Abteilungen 2 (Politische Abteilung) und 3 (Länderabteilung). Zwischen 1958 und 1962 bestand allerdings eine eigene Ostabteilung (7), und seit 1981 wurden spezielle politische Abteilungen ausgegliedert:

— 1981 Abrüstungsabteilung (Bestand B 43),

— 1993 Europa-Abteilung (Bestände B 200 bis B 225) und

— 1995 Abteilung Vereinte Nationen (Bestände B 30, B 45 bis B 47).

Die Akten der politischen Abteilungen befinden sich in den Archivbeständen B 10 bis B 47. Schließlich bestehen Leitungs- und Sondereinrichtungen wie das Ministerbüro, das Büro Staatssekretäre und der Planungsstab (Archivbestände B 1 bis B 7 und B 9).

Die Akten des Auswärtigen Amts der Bundesrepublik Deutschland wurden zunächst in Abteilungsregistraturen auf der Grundlage eines nach der Dezimalklassifikation geordneten Einheitsaktenplans geführt; dieser diente dann auch als Basis der Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten im PA AA. Seit 1958 werden die Akten auf Referatsebene geführt; seit 1972 besteht wieder ein Einheitsaktenplan nach der Dezimalklassifikation.

Die Aktenpläne können im Lesesaal des PA AA eingesehen werden.

Die Akten werden im Auswärtigen Amt oft bereits nach wenigen Jahren an das PA AA abgegeben. Sie gelangen zunächst in ein Zwischenarchiv, auf dessen Bestände die Arbeitseinheiten des Hauses jederzeit sofortigen Rückgriff haben. Bis 1973 entspricht die Lagerung im Zwischenarchiv den Registraturverhältnissen, d. h. die Akten der Abteilungsregistraturen von 1951 bis 1956 liegen in sich geschlossen im Magazin, ebenfalls die Referatsregistraturen von 1956 bis 1972. Da es auf Dauer nicht möglich war, über 100 Registraturen der Zentrale und aktuell über 200 Auslandsvertretungen eigene Lagerplätze im Magazin zu reservieren, werden seit 1973 die Aktenabgaben nur noch in zwei Beständen, Inland und Ausland, mit jeweils fortlaufender Numerus-Currens-Signierung gelagert. Jede Aktenabgabe ist mit einem Aussonderungsverzeichnis versehen, und diese Verzeichnisse werden gesondert in der Ordnung der abgebenden Registraturen aufbewahrt.

Es gibt für den Zeitraum seit 1949 gegenwärtig über 100 Archivbestände. Der vorangestellte Buchstabe „B“ kennzeichnet die Bestände aus der Zeit der Bundesrepublik Deutschland.

Gemäß § 11 Bundesarchivgesetz steht als Sachakten geführtes Archivgut des Bundes nach dreißig Jahren jedermann auf Antrag gemäß der Benutzungsordnung des PA AA zur Einsicht offen. Diese Sperrfrist gilt nicht für Verschlusssachen, die von den Stellen, die sie angefertigt haben, gesondert deklassifiziert werden müssen. Die Benutzung von Schriftgut, das Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, ist nicht zulässig. Die archivgesetzlichen Schutzfristen können auf Antrag verkürzt werden. Nähere Auskunft erteilt das PA AA.

Größere Mengen herabgestufter Verschlusssachen (VS) finden sich in den Beständen B 130 und B 150. Der Bestand B 130 enthält offengelegte VS aus den VS-Registraturen des Auswärtigen Amts. Der größere Teil der Vertraulich, Geheim und Streng-Geheim eingestuften Überlieferung des Auswärtigen Amts aus der Zeit von 1949 bis 1965 ist bereits herabgestuft und zugänglich. Die Deklassifikation weiterer Jahrgänge folgt kontinuierlich.

Überlieferung zur Geschichte der Außenpolitik der Bundesrepublik Deutschland wird auch in anderen Archiven verwahrt. Am Dienstort Koblenz des Bundesarchivs befinden sich z. B. die Akten des Bundeskanzleramtes (Bestand B 136), des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (Bestand B 213) und des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung (Bestand B 145). Die Akten des Deutschen Bundestages werden von dessen Parlamentsarchiv in Berlin verwahrt.

Akten der Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland (1950 ff.) (TP 2.4.)

Die Akten der über 700 nach 1950 wieder errichteten, neu errichteten oder bereits geschlossenen Auslandsvertretungen der Bundesrepublik Deutschland ergänzen die Überlieferung der in der Zentrale federführenden Arbeitseinheiten. Sie bilden einen Bestand mit einer eigenen Numerus-Currens-Zählung. Die bei den Vertretungen massenhaft anfallenden Einzelfallakten werden bereits vor Ort vernichtet, Akten mit Dauerwert werden nach 10 Jahren dem PA AA angeboten. Unterlagen zu den zahlreichen Honorarkonsulaten sind in der Regel bei der übergeordneten Vertretung überliefert. Das PA AA übernimmt bis zu 20 % der Akten von Botschaften und höchstens 5 % der Akten von konsularischen Vertretungen. Die Aussonderungsverzeichnisse der Vertretungen werden nach dem Namensalphabet der Vertretungen abgelegt, das Bestandskürzel für jede Vertretung bildet sich aus dem amtlichen Vertretungsschlüssel (i.d.R. 4 Buchstaben).

Akten des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten und der Auslandsvertretungen der Deutschen Demokratischen Republik (1949-1990) (TP 2.5. und 2.6.)

Dieser Archivteil umfasst die Akten des ehemaligen Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten der DDR sowie die völkerrechtlichen Verträge, die vom Archiv für Staatsdokumente beim Ministerrat der DDR übernommen wurden.

Schriftgutabgaben der DDR-Auslandsvertretungen erfolgten in der Regel an die zuständigen Länderreferate des Ministeriums, wurden dort in die Akten des Ministeriums eingefügt und später im Verbund mit den Referatsakten an das Archiv abgegeben. Die Schriftgutüberlieferung des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten und der Auslandsvertretungen der DDR von 1949 bis 1990 ist, von einigen Sonderbeständen abgesehen, in der Ordnung des Einheitsaktenplans des Ministeriums von 1967 bzw. 1980 abgelegt; sie umfasst etwa 3.100 laufende Meter. Das Schriftgut ist mehrheitlich nach dem Pertinenzprinzip geordnet und wird in weiten Teilen in Lose-Blatt-Form aufbewahrt. Aus konservatorischen Gründen erfolgten Sicherungsverfilmungen auf Mikrofiches und die Herstellung von gelumbeckten Bänden. Inhaltlich sind die Unterlagen bis 1979 durch Karteikarten oder elek-tronische Findmittel erschlossen. Noch nicht geordnetes und inhaltlich nicht verzeichnetes Schriftgut aus den Jahren 1980 bis 1990 ist über die zugehörigen Aussonderungsverzeichnisse nachweisbar. Auch dieser Teil des Archivs ist entsprechend den gesetzlichen Bestim­mungen für Dritte nach Ablauf der Sperrfrist von 30 Jahren zugänglich.

Personalakten (1871 ff.)

Das Personalaktenarchiv des Auswärtigen Amts verfügt im PA AA über einen Gesamtumfang von über 1 000 laufenden Metern Akten – das sind ca. 66.000 Aktenbände. Es besteht aus den Personalakten des Auswärtigen Amts des Deutschen Reiches von etwa 1850 bis 1945, den Personalakten des Auswärtigen Amts der Bundesrepublik Deutschland für die Zeit ab 1949/1951 mit ca. 30.000 Bänden und Personalakten des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten der Deutschen Demokratischen Republik.

Die Personalakten aus der Zeit vor 1945 (Bestand P 1 bis P 12) umfassen Vor-, Haupt- und zum Teil auch historisch wertvolle Prüfungsakten. Sie waren nach 1945 keinen so großen Umlagerungen ausgesetzt wie die meisten anderen Akten, kamen vielmehr schon 1951 wieder in die Obhut des PA AA.

Durch einen großen Luftangriff auf Berlin im November 1943 sind zahlreiche Akten der damals aktiven Bediensteten verloren gegangen. Diese Verluste sind nur zum Teil durch nachträglich ausgefüllte Personalbögen (Bestand P 11) ersetzt worden. In Einzelfällen können bei Verlust der Hauptakte Personalverwaltungsakten der früheren Auslandsvertretungen (Bestand P 13) herangezogen werden, soweit diese den Krieg überdauert haben.

Die archivierten Personalakten der Bediensteten des Auswärtigen Amts nach 1949/1951 werden nach der Abgabe aus den Personalregistraturen der Zentrale und den Kanzleiregistraturen der Auslandsvertretungen (bei Ortskraftakten) in verschiedenen Beständen (Bestände P 14 und P 15) geführt, um jederzeit den schnellen Rückgriff der Registraturen zu ermöglichen. Die mit Aussonderungslisten abgegebenen Akten werden im PA AA einzeln verzeichnet und nach Namensalphabet abgelegt.

Die Personalakten des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten bestehen aus Personalakten, der bis 2. Oktober 1990 im Dienst befindlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums für auswärtige Angelegenheiten der DDR, der Bestand (Bestand P 16) umfasst aber keine Personalakten von Nomenklaturkadern. Weiterhin verwahrt das Politische Archiv Personalakten Internationaler Organisationen (Bestand P 17) und Akten betreffend Versorgungsangelegenheiten des ehemaligen Ministeriums.

Die Bewerbungsakten und Prüfungsakten sämtlicher Laufbahnen beim Auswärtigen Amt werden gesondert abgelegt, sie werden nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen vernichtet.

Die Benutzung von personenbezogenem Schriftgut des Bundes, also auch von Personalakten, regelt § 11 Absatz 2 des Bundesarchivgesetzes. Danach können sie erst zehn Jahre nach dem Tod des Betroffenen von Dritten eingesehen werden. Ist das Todesdatum nicht zu ermitteln, werden Personalakten 100 Jahre nach der Geburt des Betroffenen frei. Nur wenn auch dieses Datum nicht zu ermitteln ist, wird die Schutzfrist auf 60 Jahre nach der Entstehung der Unterlagen festgesetzt.

Die Amtsbücher (TP 3)

Unter dem im PA AA verwahrten Schriftgut befinden sich auch Amtsbücher, d.h. Verwaltungsschriftgut in Buchform. Zu den Amtsbüchern zählen

— zeitgenössische Registraturhilfsmittel des Auswärtigen Amts (Bestände AB 1, AB 4),

— die bei den Auslandsvertretungen geführten Matrikel und Passregister (Bestände AB 2, AB 3) sowie

— die Staatsbürgerkartei des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten der DDR (Bestand AB 5).

Registraturhilfsmittel (AB 1, AB 4)

Zum Zeitpunkt der Entstehung behördlichen Schriftguts dienen Registraturen dazu, die nach einer Ordnung geführten Unterlagen für die laufende Verwaltung zu sichern, nach Regeln zu erschließen, für den Geschäftsablauf bereit zu halten und um einen Nachweis zum Stand der Bearbeitung und des Verbleibs zu haben. Die zeitgenössischen Instrumente dieser Tätigkeit sind fortlaufende Registraturhilfsmittel in Gestalt von chronologisch geführten Brieftagebüchern (Journalen) und dazu gehörigen Indices.

Matrikel, Passregister, Staatsbürgerkartei (AB 2, AB 3, AB 5)

Im Ausland lebende Deutsche konnten sich bei dem für ihren Wohnort zuständigen deutschen Konsulat in dort geführte Matrikel eintragen lassen. Daneben führten die Auslandsvertretungen Passregister, um Passausstellungen und –verlängerungen zu vermerken. Diese Amtsbücher werden heute vor allem in Fragen der deutschen Staatsangehörigkeit genutzt.

An den Auslandsvertretungen der DDR wurden Karteien geführt, die die Namen der Staatsbürger enthielten, die sich temporär oder auch länger im Zuständigkeitsbereich der Vertretung aufhielten. 1990 haben die meisten in Auflösung begriffenen Auslandsvertretungen ihre Karteien an das Archiv des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten abgegeben.

Sammlungen (TP 4)

Gewöhnlich verwahrt ein Archiv, insbesondere wenn es sich wie beim PA AA um ein ausschließliches Ressortarchiv handelt, die Überlieferung seines Archivträgers. Dass daneben im Laufe der Zeit auch Teilbestände oder Sammlungen entstehen, die das verwahrte Schriftgut ergänzen, ist ebenso üblich. So sind auch im PA AA in der Vergangenheit einzelne Selekte aus den Beständen heraus gebildet worden. Zudem wurden ergänzende Sammlungen angelegt.

Einen besonderen Bestand stellen die Asservate (Bestand S 1) dar. Schon zu Beginn der Aktenführung im Auswärtigen Amt wurden einzelne, besonders wichtige oder geheime Schriftstücke vor allem aus der Politischen Abteilung IA den Akten entnommen und als Asservate geführt. Soweit es möglich war, wurden diese Stücke zwar in den 1990er Jahren den ursprünglichen Akten wieder zugeordnet. Ansonsten sind sie als eigenständiger Bestand „Asservate“ verzeichnet. In dieser Sammlung befinden sich auch großformatige Anlagen zu Aktenvorgängen. In den entsprechenden Akten gibt es jeweils Verweisungen auf diese Anlagen. Daneben enthält die Asservatensammlung Dokumente und Gegenstände, die zwar in irgendeiner Weise mit dem Auswärtigen Amt in Verbindung stehen, aber nicht konkreten Akten zugeordnet werden können.

Aus konservatorischen Gründen wurden in zahlreichen Fällen großformatige Karten, Pläne, Zeitungen und Plakate der unterschiedlichsten Art aus den Akten entnommen. Viele wurden inzwischen aufwendig restauriert. Sie bilden eine spezielle Karten- und Plansammlung (S 5).

Eine Behörde wie das Auswärtige Amt ist in ihrer Organisationsstruktur keineswegs starr, sondern sie wechselt ihr Erscheinungsbild immer einmal wieder grundlegend; ja fast ständig ist der Aufbau Änderungen unterworfen. Ein Abbild davon liefern die Geschäftsverteilungspläne und Organigramme (S 4), die im PA AA in ihrer zeitlichen Abfolge gesammelt werden. Sie stehen in digitalisierter Form und teilweise auch im Internet zur Verfügung.

Die innerbehördliche Kommunikation verläuft über Haus- und Runderlasse, im Auswärtigen Amt kommt als Spezifikum die häufig weltweite Verbreitung solcher Zirkulare hinzu. Eine sachliche und chronologische Sammlung aus der Zeit vor 1945 erlaubt den direkten Zugriff auf diese besondere Quelle zur deutschen Außenpolitik bzw. zur Geschichte des Auswärtigen Amts.

Zu den neueren Beständen gehört die Bildersammlung (S 2), die erst in den letzten Jahren ausgebaut wurde. Sie umfasst über 10 500 Einzelfotos sowie zahlreiche Fotoalben. Dieser Bestand besteht hauptsächlich aus Porträtfotos von deutschen Diplomaten ab 1870, aber es gibt auch in geringem Umfang Gruppenfotos etc. von Mitarbeitern der Auslandsvertretungen, von Staatsbesuchen sowie Fotos von deutschen Vertretungen im Ausland und einige wenige Fotos von ausländischen Diplomaten, die vor dem Ende des Zweiten Weltkriegs in Berlin tätig waren. Ergänzend besteht eine kleine audiovisuelle Sammlung aus der Zeit seit 1930. Es handelt sich um Filme, Schallplatten, Tonbänder, Videokassetten und DVDs.

Zu den besonderen Sammlungen des PA AA gehört auch das Bauarchiv der ehemaligen Reichsbank (S 7). Es wurde im Jahre 2000 dem Auswärtigen Amt als neuem Hauseigentümer übergeben. Die Grundsteinlegung für den Neubau des Reichsbankgebäudes erfolgte im Jahr 1934. Nach dem Krieg nutzten es verschiedene Institutionen. Von 1959 bis 1989/90 war hier der Sitz des Zentralkomitees der SED und seiner Nachfolgepartei. Mit den ersten freien Wahlen am 18. März 1990 arbeiteten und tagten hier die Parlamentarier der Volkskammer. Seit 1999 sind das ehemalige Reichsbankgebäude und anliegende Liegenschaften der 1. Dienstsitz des Auswärtigen Amts. Insgesamt umfasst der Bestand 92 laufende Meter Schriftgut und 366 Mappen DIN-A-0 mit Bauplänen aus dem Zeitraum 1935 bis 1994. Der Bestand ist mit Hilfe von teilweise ausführlichen Verzeichnissen benutzbar.

Nachlässe (TP 5)

Zur Ergänzung der Bestände staatlicher Herkunft werden im PA AA auch Nachlässe, Erinnerungsaufzeichnungen und Handakten von Amtsangehörigen gesammelt. Dieser Bestand umfasst mittlerweile über 300 Teilbestände. Darunter gibt es eine Reihe von Aufzeichnungen und Sammlungen, die nur wenige Blatt umfassen, aber auch große Nachlässe mit mehreren hundert Bänden. Die Nachlässe sind durch Findbücher, Magazinlisten oder Karteien erschlossen und zugänglich. Erste Informationen über die Nachlässe gibt die seit 2002 im Bundesarchiv bearbeitete und fortlaufend ergänzte „Zentrale Datenbank Nachläs­se“ (www.nachlassdatenbank.de).

Bestandsbeschreibungen

Die Bestände im Politischen Archiv sind in der Regel nach dem Provenienzprinzip aufgebaut, d.h. ein Bestand entstand in einer bestimmten Arbeitseinheit, einem Referat oder stammt von einem einzelnen Nachlassgeber.

Die Beschreibung eines Bestandes beginnt mit dem Bestandskürzel, der für die Zitierung von Akten aus dem jeweiligen Bestand zu verwenden ist.

Bei den Akten des Auswärtigen Amts seit 1949/51 ist das Bestandskürzel „B“ bereits seit Jahrzehnten in Gebrauch gewesen, für die Akten aus der Zeit des Deutschen Reichs war dies jedoch nicht so. Hier bedeuten die neuen Bezeichnungen eine Zäsur. Alle Bestände aus der Zentrale des Auswärtigen Amts aus der Zeit vor 1945 haben ein einheitliches Kürzel „RZ“, diejenigen der Auslandsvertretungen ein „RAV“ erhalten. Die Bestände des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten bekamen das Kürzel „M“, die der Auslandsvertretungen ein „MAV“. Dieses einheitliche Verfahren soll zukünftig für Benutzer wie Archivare die Zuordnung der einzelnen Akten zu einem bestimmten Bestand vereinfachen.

Dem Bestandskürzel folgt der Bestandsname, d.h. in der Regel die Bezeichnung der Arbeitseinheit, der Auslandsvertretung oder der Name des Nachlassgebers. Teilweise gibt ein Bestandsname aber auch den Zuständigkeitsbereich wieder, den aufeinanderfolgend mehrere Referate bearbeiteten.

Die Beschreibung/Verwaltungsgeschichte gibt in zusammenfassender Form die Verwaltungsgeschichte des Bestandsbildners wieder und vermittelt dem Leser einen Überblick über die Aufgaben und Kompetenzen der Arbeitseinheit unter welcher die jeweiligen Akten entstanden sind. Bei den B-Beständen, also den Akten des Auswärtigen Amts der Bundesrepublik Deutschland, listet die Beschreibung die Arbeitseinheiten, aus denen der Bestand gebildet wurde. Insoweit es sich um Nachlässe und Handakten handelt, besteht die Bestandsbeschreibung aus einer kurzen Biographie oder dem Hinweis auf das „Biographische Handbuch des deutschen Auswärtigen Dienstes 1871-1945“ (Paderborn 2000-2014).

Aus dem anschließenden Abschnitt der Bestandsbeschreibung Inhalt kann der Leser ersehen, welche sachthematischen Angelegenheiten der Bestand umfasst.

Darauf folgt die Angabe der Laufzeit. Die zeitliche Angabe muss nicht kongruent sein mit dem Bestehen der Arbeitseinheit oder der Auslandsvertretung, Verluste der Akten oder die Übernahme von Vorgänger-/Nachfolgerakten können zu Abweichungen führen.

Der Abschnitt Umfang informiert über die Menge der vorhandenen Akten oder Stücke. Meist ist diese in laufenden Meter (lfm.) wiedergegeben, alternativ findet sich die Anzahl der Akteneinheiten (AE) oder eine Stückzahl (Stück, Einheiten).

Es folgt die Angabe zur Erschließung. Je nach Bearbeitungsstand liegen zu dem Bestand Findbücher, Abgabelisten, Aktenverzeichnisse oder Karteien vor, welche alle im Lesesaal in analoger und/oder elektronischer Form zugänglich sind.

Ein Bestand kann uneingeschränkt oder aus verschiedenen Gründen nur eingeschränkt zugänglich sein. Über die Gründe einer eventuellen Beschränkung informieren die Zugangsbestimmungen.

Am Ende folgt die Angabe zur Zitierweise, wie sie dem Archivnutzer empfohlen wird. Im Interesse der wissenschaftlichen Überprüfbarkeit ist es unerlässlich, Bestände und Akten schlüssig und vollständig zu zitieren. Eine einheitliche und fehlerfreie Zitierweise macht das Wiederauffinden des zitierten Dokuments möglich und erleichtert anderen Forschern und den Archivaren die Arbeit.

Darüber hinaus finden sich noch Angaben zur Verfilmung verschiedener Bestände, Veröffentlichungen von Verträgen und zu eventuellen Literaturhinweisen zu einem Bestand.

Soweit Parallelüberlieferungen in anderen Beständen zu finden sind oder Teile eines Bestandes sich in einem anderen Archiv befinden, wird darauf bei den Verwandten Verzeichnungseinheiten hingewiesen.

Aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit wurde auf den Einsatz von diakritischen Zeichen außerhalb des Bestandsnamen verzichtet.

Abkürzungen sind allgemein verständlich gewählt oder hinreichend erklärt.